« En omettant de vous préparer, vous vous préparez à l’échec ». Cette célèbre citation de Benjamin Franklin résume à merveille les conséquences que peuvent avoir les prises de décision insuffisamment préparées en entreprise. Cela est d’autant plus vrai lorsque l’on considère le phénomène des réunions à répétition, extrêmement chronophages.

A mesure que les entreprises intègrent les nouvelles technologies, se développent à l’international et cherchent à recruter les meilleurs talents, les réunions en présentiel sont de plus en plus souvent complétées par des réunions virtuelles. Une tendance renforcée par la pandémie de 2020, qui a conduit les entreprises a accélérer leur transformation digitale et à s’adapter sans plus de préparation au télétravail et aux réunions à distance.

Participer à des réunions virtuelles ou les animer n’est pas chose aisée. Dans ce cas de figure, le déroulement de la réunion est compliqué par l’absence « physique » des participants. Il existe cependant un ensemble de règles à respecter pour s’assurer que votre prochaine réunion virtuelle soit menée avec efficacité et ne fasse perdre de temps à personne.

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1.       Bien organiser ses réunions

Une bonne organisation est le secret de toute réunion virtuelle efficace. Voici pour commencer une liste de points à respecter :

a)       Créer un calendrier partagé

Envoyez suffisamment à l’avance une invitation aux participants afin qu’ils rejoignent le calendrier partagé que vous aurez créé pour la réunion. Assurez-vous que chacun d’entre eux a bien confirmé sa participation. Ainsi, tout le monde sera en mesure de s’organiser et de structurer son emploi de temps de la semaine en fonction de ce calendrier.

b)      Mettre en place un système de notifications

Travailler à distance implique de ne pas être en contact constant avec votre équipe. C’est pourquoi un système de notifications peut constituer une aide précieuse. Assurez-vous que tous les participants reçoivent la notification au moins quinze minutes avant le début de la réunion. Pour être sûr de ne pas faire perdre leur temps à vos collaborateurs, évitez de vous connecter en retard, de ne pas vous connecter du tout, ou de vous connecter sans vous être préparé en amont.

c)       Utiliser un outil de visioconférence fonctionnel

Il est essentiel de pouvoir disposer d’une technologie de qualité afin d’éviter tout problème de communication en raison d’une mauvaise connexion ou d’un équipement défectueux. Il existe une multitude d’outils de visioconférence gratuits, vous avez l’embarras du choix. Voici les plus utilisés :

• Zoom
• Teams
• Google Hangouts
• Whereby
• Webex
• Slack
• Skype
• GoToMeeting
• LiveStorm
• Uber Conference

d)      Structurer la réunion

Au lieu de laisser les participants interagir à leur guise, structurez clairement votre réunion. Ainsi, chacun saura exactement quand et à qui adresser ses questions ou suggestions. Pour mettre de l’ordre dans vos réunions, il vous suffit de présenter chaque semaine une structure cohérente similaire. S’il s’agit d’une réunion ponctuelle, assurez-vous que tous les participants ont bien reçu l’ordre du jour à l’avance.

2.       Se concentrer sur l’essentiel

Toute réunion doit répondre à un objectif précis. Gardez à l’esprit que vous êtes en train d’accaparer le temps de vos collaborateurs. Le fait de demander aux participants de rester pour débattre de sujets mineurs qui ne les concernent pas n’est pas la meilleure façon de mener efficacement une réunion.

Animez la discussion en abordant les sujets clés, en dressant un état des lieux, en vous attaquant aux principaux obstacles. Si Google peut répondre à l’une des questions abordées, c’est qu’elle n’avait pas sa place dans l’ordre du jour de la réunion.

« Si vous devez aborder un sujet avec un membre de votre équipe, et que ce sujet ne concerne pas les autres participants, faites-le rapidement ou programmez une autre réunion avec la personne concernée. »

3.       Imposer explicitement l’utilisation de la vidéo

De nombreuses entreprises adoptent une politique visant à rendre l’utilisation de la vidéo obligatoire :

a.       La communication est plus efficace lorsqu’elle comprend des éléments non-verbaux. Bien entendu, ce que vous dites est très important, mais votre manière de le dire est toute aussi décisive.

b.       Mettez un visage sur votre voix

Les agences de pub ont vendu la mèche depuis un moment : les êtres humains répondent mieux aux messages lorsque ces derniers sont incarnés par un visage. C’est la raison pour laquelle il est si facile d’écrire des commentaires agressifs sur Youtube et si difficile d’avoir une conversation sérieuse avec son conjoint. Les expressions du visage permettent d’humaniser vos réunions virtuelles. C’est pourquoi l’utilisation de la vidéo est un véritable atout pour vos réunions virtuelles.

c.       Encouragez l’esprit d’équipe

Des réunions régulières sont indispensables pour construire de véritables relations de travail avec les différents membres de l’équipe. Ces relations peuvent faire la différence entre des objectifs juste atteints et des objectifs dépassés.

d.       Ne faites pas plusieurs choses à la fois

Des études ont montré que le fait de mener plusieurs tâches à la fois est susceptible d’affecter vos performances. Cette aptitude n’est désormais plus recherchée, et ne vous sera d’aucune utilité pendant des réunions virtuelles.

e.       Un peu de stress n’a jamais fait de mal à personne

Certains de vos employés à distance apprécient sans doute de pouvoir travailler toute la journée en pyjama. Le fait de les sortir de temps à autre de leur zone de confort vous permettra d’augmenter leur productivité. Lors d’une visioconférence, ils se doivent d’être présentables et de faire un peu plus d’efforts que d’habitude.

4.       Confirmer la présence de chaque participant en début de réunion

Même si vous vous réunissez toutes les semaines, il est essentiel – en tant que leader – que vous constatiez que tous les participants sont bien présents. Prenez le temps en début de réunion de bien présenter tous les collaborateurs avant de débuter la réunion.

5.       Bien répartir les temps de parole

Il est important de toujours désigner une personne pour animer la réunion. Néanmoins, tous les participants doivent avoir l’opportunité de partager leur point de vue.

Faites en sorte que votre réunion ne soient pas monopolisée par les participants les plus extravertis. Permettez aux personnes généralement plus discrètes au sein de l’équipe de prendre part à la conversation. Leur opinion pourrait bien mener à la solution que vous cherchez pour résoudre le problème rencontré par votre équipe.

Voici différentes manières d’impliquer davantage les membres de l’équipe les plus introvertis au cours d’une réunion virtuelle :

·         Demandez-leur ce qu’ils pensent de certaines tâches ou projets spécifiques (en particulier s’ils ne sont pas impliqués dans ce projet)

·         Demandez-leur des points réguliers sur leur travail

·         Demandez-leur s’ils ont quelque chose à ajouter

·         Demandez-leur s’ils ont besoin d’aide en cas de surcharge de travail

6.       Condamner tout manque de respect

Il est facile de manquer de respect à quelqu’un lorsque l’on échange en ligne, plutôt qu’en face-à-face. Il serait regrettable que vos réunions virtuelles causent de la peine ou de la frustration chez vos collaborateurs. Au contraire, elles sont censées les motiver et doivent permettre de construire des relations de confiance au sein de l’équipe. C’est pourquoi il est important de rappeler à vos collaborateurs que les réunions virtuelles sont l’occasion d’échanger dans le respect mutuel et dans un esprit de collaboration. Si le ton commence à monter au cours d’une réunion, intervenez pour proposer une pause afin de calmer les esprits et de s’accorder du temps pour réfléchir.

7.       Privilégier des réunions courtes et stimulantes

Privilégiez des réunions d’une durée de 15 à 45 minutes. Cela permettra à tous les participants de rester concentrés et d’optimiser le temps accordé à ces rencontres. Si vous ne parvenez pas à aborder tous les points de l’ordre du jour dans le temps imparti, c’est peut-être qu’il faut vous préparer davantage en amont de la réunion. Les longues réunions sont une source d’ennui pour vos collaborateurs et constituent une perte de temps. Pour améliorer la productivité de votre équipe, rien de tel qu’une réunion courte et stimulante.

8.       Tomber d’accord sur un plan d’action

Toutes les actions décidées au cours de la réunion doivent être mises à l’écrit et il est important de s’accorder sur des deadlines ainsi que de répartir les tâches entre les différents membres de l’équipe. Pensez à toujours réserver 5 à 10 minutes pour la conclusion de la réunion et la répartition des tâches. Enfin, déterminez si une réunion de suivi doit être envisagée et fixez une date le cas échéant.

Le travail à distance et le travail virtuel ne sont pas près de disparaître. Les réunions ne constituent en aucun cas une solution à tous les problèmes mais peuvent s’avérer essentielles pour mener des projets complexes. Respectez ces huit principes lors de votre prochaine réunion Skype et vous verrez quels peuvent être les bénéfices d’une réunion virtuelle efficace.