Une grande majorité des échanges en anglais en entreprise sont rédigés et prennent la forme d’emails, de rapports ou encore de conversations par chat sur des messageries instantanées comme Teams ou Slack. C’est pourquoi le fait de savoir rédiger un email en anglais est tout aussi important que de savoir le parler (voir notre article « 8 conseils pratiques pour animer une réunion en anglais ») .

Un bon niveau rédactionnel en anglais est également un facteur de compétitivité pour l’organisation car cela permet de mettre en place une communication efficace tant en interne qu’à l’attention des clients et partenaires. Pour aider vos équipes à communiquer de manière efficace dans la langue de Shakespeare, nous avons listé 5 conseils pour rédiger un email professionnel en anglais.

1. Adaptez le message au destinataire

Lorsqu’on doit rédiger un email en anglais, il est indispensable d’adapter le ton et le vocabulaire au destinataire, selon que l’on connaît ou non la personne. En introduction, on utilisera ainsi « Hello John » (voire « Hi John » si l’on connaît déjà son interlocuteur) ou « Dear John » ou « Dear M. Doe » (le plus formel). Après avoir salué la personne, on peut également dire « I hope you’re fine » ou « I hope you had a great weekend » si on envoie son email un lundi, puis commencer le contenu de son message.

En conclusion, on peut utiliser l’expression « Best regards » ou « Regards », ou « Yours faithfully » (le plus formel). N’hésitez pas à souhaiter une bonne journée (« Have a nice day ») ou un bon weekend (« Have a nice weekend ») auparavant si vous le souhaitez.

2. Faites simple

Lorsqu’on utilise une langue étrangère, mieux vaut toujours aller au plus simple. Ainsi, optez toujours pour une construction simple de votre email, sans formule alambiquée qui pourrait sortir de son contexte ou être mal interprétée.

De manière générale, les lecteurs anglais préfèrent des messages simples, directs, clairs. Adoptez donc une structure lisible. Pour communiquer clairement, utilisez des listes à puces (« bullet points ») lorsqu’il s’agit de récapituler les étapes avec les différents acteurs.

3. Utilisez un logiciel de correction

Pour vous assurer qu’aucune erreur ne se glisse dans votre message avant de l’envoyer, vous pouvez utiliser un logiciel de correction. Il en existe plusieurs disponibles gratuitement sur Internet. L’un des plus utilisés est Grammarly.

L’application peut être téléchargée sur tous les PC et tous les navigateurs via une extension. Cet algorithme intelligent détecte les erreurs lors de la saisie du texte et traite les fautes de grammaire, d’orthographe mais aussi de vocabulaire et de ponctuation. Une aide bienvenue au moment de rédiger un email en anglais.

4. Soignez l’objet

Quelle que soit la langue utilisée, l’objet d’un email est très important. Prenez le temps de le réécrire plusieurs fois et de vous relire avant d’envoyer votre message. L’objet doit être court, précis, et résumer de manière claire l’information principale de votre message.

N’hésitez pas à placer un mot-clé en début d’objet, du type « Request » (Demande), « Help » (Aide), « Request for information » (Demande d’information »), « Application » (Candidature), « Meeting » (Réunion), « Payment reminder » (Rappel de paiement). Cela aider le destinataire à comprendre immédiatement la nature de votre message.

5. Prenez en compte les différences culturelles

Comme nous l’avons déjà mentionné dans notre article « 8 conseils pratiques pour animer une réunion en anglais », une langue est aussi une culture, avec ses codes qui différent parfois beaucoup des vôtres. Mieux vaut avoir cela en tête au moment de rédiger un email en anglais.

Ainsi, les Américains et Canadiens sont très directs dans leur communication et sont donc plus proches du mode de communication à la française. Les Britanniques, en revanche, sont plus indirects et évitent le conflit. Face à un Britannique, veillez à présenter vos pensées par écrit de manière positive, en évitant toute phrase négative dans votre email.

Pour en savoir plus sur les équipes multiculturelles à distance, téléchargez notre eBook (en anglais) « Leading multicultural teams in virtual environments ».

Expressions utiles pour vos emails en anglais :

Salutations :

• Hello/Hey/Hi = Bonjour
• Good morning/Morning = Bonjour (le matin)
• Good afternoon/Afternoon = Bonjour (l’après-midi)
• Dear X = Cher/Chère X
• To whom it may concern = A qui de droit

Introduction :

• How are you? = Comment allez-vous ? Comment vas-tu ?
• I hope you are well / I hope this email finds you well = J’espère que vous allez bien / que tu vas bien
• Hope you had a nice weekend = J’espère que vous avez passé / que tu as passé un bon weekend
• Happy Friday! = Bon vendredi !

Réponse à un email :

• Thank you for your email = Merci pour votre / ton email
• Thank you for your prompt reply = Merci de votre / ton retour rapide
• Following your recent email = Faisant suite à votre / ton récent email
• Further to your last email = Suite à votre / ton dernier email
• Regarding your request for information = Suite à votre / ta demande d’informations

Relance :

• I just wanted to follow up on = Je voulais faire suite à
• I wondered if you had a chance to review = Je voulais savoir si vous aviez / tu avais eu le temps de regarder
• Do you have any update on = Avez-vous / As-tu du nouveau sur

Pièce jointe :

• Please find below = Veuillez trouver ci-dessous
• Please find attached =Veuillez trouver ci-joint

Remerciements :

• Thank you/ Thanks = Merci
• Thanks very much/Thank you very much/ Thanks a million = Merci beaucoup

Félicitations:

• Well done! = Bien joué !
• Great job! / Excellent job! = Beau travail !
• Very impressed! = Très impressioné(e) !
• Keep it up= Continue(z) comme cela

Encouragements :

• We’re nearly there/It’s coming/ We will get there = Nous y sommes presque
• You’re doing a great job = Vous faites / Tu fais du bon travail
• We’re heading in the right direction = Nous allons dans la bonne direction

Conclusion :

• Please, do not hesitate to contact me for any further information = N’hésite(z) pas à revenir vers moi pour plus d’informations
• If you need any further assistance, please do contact me = Contacte(z)-moi en cas de besoin
• I look forward to hearing from you soon = J’attends de vos/tes nouvelles
• Many thanks in advance for your help = Merci d’avance pour votre/ton aide

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour bien rédiger vos emails en anglais alors good luck !