Agilité : comment développer une culture du changement dans votre entreprise ?

Le terme le plus souvent associé au mot « changement » est celui de « résistance ». Pourquoi ? Parce que l’arrivée de transformations dans l’entreprise entraînent des pertes de repères, de l’incertitude, voire de la peur. Elles poussent chaque collaborateur à sortir de sa zone de confort – ce qui, par définition, est inconfortable.

Les réactions de résistance sont donc humaines et normales, ce qui ne veut pas dire qu’il est impossible de conduire efficacement le changement au sein de votre organisation. Pour cela, il vous faudra développer une nouvelle compétence clé qui fait l’objet de cet article issu d’une série sur les compétences de demain : le Change Management !

Comment définir le Change Management ?

Le Change Management désigne la capacité – des individus, des équipes et des entreprises – à savoir gérer le changement.

Le Change Management désigne la capacité – des individus, des équipes et des entreprises – à savoir gérer le changement

Autrement dit, c’est l’approche, complexe et structurée, qui permet de préparer, de soutenir et d’équiper les personnes et les organisations à gagner en agilité pour s’adapter plus rapidement et plus efficacement aux transformations auxquelles elles se trouvent confrontées quotidiennement.

Or, il ne s’agit pas d’une compétence innée : au contraire, la problématique du changement dans les entreprises pose souvent difficulté et entraîne de nombreuses résistances pouvant parfois aller jusqu’à provoquer le départ de certains collaborateurs. La bonne nouvelle cependant, c’est que le Change Management, ça s’apprend !

Découvrez les 3 niveaux d’application du Change Management

Le Change Management doit être développé à trois échelles différentes pour pouvoir être réellement efficace :

• Le collaborateur : chaque individu est susceptible de percevoir le changement différemment. Par conséquent, chaque collaborateur doit pouvoir bénéficier d’un accompagnement (soutien, explications, formations etc.) personnalisé afin de rester ou de redevenir opérationnel au plus vite.
• Les groupes cibles : il est essentiel d’identifier avec précision les différents services, équipes ou groupes de collaborateurs qui seront affectés par le ou les changements à venir. Une analyse de leurs caractéristiques, besoins et attentes doit ensuite être menée afin de mettre en œuvre le changement de manière adaptée pour chaque groupe. C’est ce que l’on appelle aussi le Change Management organisationnel.
• L’entreprise : pour développer efficacement le Change Management, il est indispensable que l’organisation dans son ensemble intègre la méthodologie mise en œuvre. Ce n’est qu’à cette condition qu’elle pourra se forger une culture du changement et devenir ainsi plus réactive et performante.

Développer le Change Management en 10 étapes clés

A l’ère de la transformation digitale, la conduite du changement implique souvent deux processus parallèlement mis en œuvre : le développement de solutions techniques et la gestion du volet humain. Le premier consiste à concevoir, développer et livrer le ou les outils (logiciels, intranets etc.) qui permettront à l’entreprise de booster ses performances.

Pour ce qui est du volet humain, les choses peuvent s’avérer un peu plus délicates. C’est pourquoi il est indispensable de suivre un certain nombre d’étapes pour mettre en œuvre une stratégie payante de Change Management :

1. Analyse : évaluez le contexte et la situation de l’entreprise, ce qui a motivé ce besoin de changement ; identifiez les groupes cibles et réalisez une typologie détaillée des collaborateurs impliqués ; évaluez les risques potentiels et imaginez tous les scénarios possibles ainsi que les solutions correspondantes.
2. Planification : concevez une méthodologie prenant en compte les résultats de votre analyse et planifiez la mise en œuvre du changement dans votre organisation ; prévoyez des temps d’ajustement.
3. Equipe : formez l’équipe sur laquelle vous vous appuierez pour conduire le changement dans votre organisation. Elle doit se composer de professionnels du Change Management, de sponsors (individus clés qui porteront le changement et en feront la promotion) et d’un réseau de champions (prêts à donner l’exemple et à adopter le changement pour l’expliquer aux autres).
4. Communication : communiquez avant la mise en œuvre du processus de changement pour bien préparer les équipes, réduire l’incertitude, rassurer vos collaborateurs et leur donner envie d’adopter ces nouvelles pratiques en leur montrant ce que cela peut leur apporter.
5. Mise en œuvre : lancez la mise en œuvre du changement et communiquez régulièrement sur les différentes étapes d’introduction de ces évolutions.
6. Dialogue : échangez régulièrement avec les collaborateurs concernés par le changement mis en place et demandez du feedback pour ajuster au besoin votre méthodologie. Vos collaborateurs se sentiront ainsi plus impliqués, rassurés et respectés.
7. Montée en compétences : fournissez à vos collaborateurs les connaissances dont ils ont besoin pour adopter le changement et donnez-leur la possibilité de se former et d’être accompagnés pour pouvoir intégrer facilement ces transformations.
8. Analyse des résultats : analysez vos résultats et comparez-les à votre prévisionnel de départ ; utilisez les méthodologies agiles et faites des ajustements si nécessaire.
9. Consolidation : renforcez et pérennisez l’adoption du changement dans votre organisation en vous assurant qu’il a bien été intégré et qu’aucun collaborateur n’a été laissé de côté.
10. Valorisation : communiquez sur les résultats positifs amenés par le changement et valorisez les nouvelles solutions mises en place pour garantir leur utilisation et encourager l’ouverture d’esprit vis-à-vis du changement dans l’organisation.

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Compétences clés : 4 erreurs à éviter à tout prix !

Le Change Management est une approche complexe et multifactorielle. De nombreux paramètres doivent être pris en compte et il est essentiel de ne pas commettre de faux pas afin d’éviter de braquer vos collaborateurs. Il est ainsi recommandé de ne pas :

• Se concentrer uniquement sur la mise en œuvre du volet technique ou technologique du changement,
• Recruter un trop petit nombre de sponsors, à un seul niveau de l’entreprise (direction, managers ou RH par exemple) ou de solliciter de mauvais sponsors (pas réellement impliqués),
• Négliger de s’appuyer sur un réseau de champions capables de montrer l’exemple et de promouvoir les solutions adoptées auprès de leurs collègues,
• Ne pas expliquer aux collaborateurs ce qu’ils ont à gagner en adoptant ces changements (ce que l’on appelle le WIIFM – What’s In It For Me).

Changement : développez une culture agile dans votre organisation

Dans l’idéal, la conduite d’une stratégie de Change Management dans votre entreprise ne vous permettra pas seulement de faire adopter une ou plusieurs transformations par vos collaborateurs. Cette méthodologie peut vous amener à tous les niveaux de l’organisation à changer de regard vis-à-vis du changement.

Vous pourrez ainsi développer une culture d’entreprise dont l’ADN comprendra cette ouverture au changement et cette capacité à s’adapter, à réagir et à trouver rapidement des solutions aux bouleversements les plus inattendus. Les performances de vos collaborateurs, de vos équipes et de votre organisation s’en verront démultipliées !