Est-il facile de choisir son prestataire de formation à la seule lumière de sa réponse à votre appel d’offres? Quelle stratégie adopter pour comparer efficacement les offres reçues ? Recherchez-vous une formation en e-learning, virtuelle ou blended ? Les prestataires comprennent-ils vos exigences, ou devez-vous passer beaucoup de temps à répondre à des demandes de clarification ? 

Savoir préparer un appel d’offres professionnel pour des services de formation est une compétence stratégique pour les équipes et les responsables des achats, aussi bien en entreprise que dans le secteur public. 

Chez Learnlight, nous disposons d’une vaste expérience en matière d’appels d’offres pour des services de formation linguistique, culturelle et en soft skills. Découvrez dans cet article nos conseils pour réussir vos appels d’offres professionnels. 

Les éléments à prendre en compte lors de l’élaboration d’un appel d’offres pour des services de formation en langues et en soft skills 

Comment votre appel d’offres s’inscrit-il dans votre stratégie d’entreprise et votre politique de formation ? 

Voici quelques lignes directrices à suivre avant de publier votre appel d’offres :   

• Validez auprès de votre direction que les services de formation commandés sont en accord avec les objectifs et la stratégie de l’entreprise. 
• Vérifiez que la formation en question s’inscrit dans l’actuel cadre de compétences ou dans la politique de formation interne de l’entreprise. 
• Échangez avec les responsables des différentes unités opérationnelles et avec les employés qui bénéficieraient de la formation, afin de bien cerner leurs besoins. 
• Déterminez si la formation vise à répondre à des besoins spécifiques de l’entreprise ou si elle obéit à d’autres objectifs, de développement personnel par exemple. Il est possible qu’il soit nécessaire de sélectionner plusieurs types de formation pour répondre à différents besoins.  
• Définissez avec précision les compétences à acquérir, pour quels types de postes et à quel niveau. 
• Choisissez la meilleure formule de formation : en présentiel, blended, etc. (voir la section ci-dessous sur l’importance de bien s’entendre sur les termes utilisés).
• Déterminez la manière dont l’acquisition des nouvelles compétences sera mesurée ou évaluée. 

Parlez-vous le même langage que vos soumissionnaires ? De l’importance de bien s’entendre sur les termes utilisés.  

L’utilisation de termes imprécis peut avoir des répercussions non négligeables, puisque les propositions élaborées par les fournisseurs potentiels découlent de leur interprétation de vos documents d’appel d’offres. 

De nos jours, l’essentiel des malentendus possibles concernent des termes courants tels que e-learning, formation en ligne, en direct, en présentiel, blended, synchrone, asynchrone ou hybride.

Il est donc essentiel de décrire les services demandés avec précision dans les spécifications de votre appel d’offres, et de reprendre les termes choisis de manière cohérente dans les grilles tarifaires correspondantes. 

Comment élaborer un document d’appel d’offres qui garantisse des réponses aussi claires que possible ? 

La structure logique des documents de réponse à l’appel d’offres permet aux soumissionnaires de présenter leur offre de la manière la plus efficace possible en vue d’une comparaison équitable et judicieuse des différentes offres reçues.

En général, la structure logique et usuelle d’une réponse à un appel d’offres comprend les éléments suivants : 

• Une présentation de la société soumissionnaire et des principaux interlocuteurs au sein de l’entreprise. 
• Un bref rappel des « enjeux » que la prestation est censée résoudre. Ce descriptif succinct permet de s’assurer que l’offre proposée repose sur des solutions appropriées, tel qu’indiqué dans la documentation d’appel d’offres, et qu’elle répondra précisément aux besoins à traiter. 
• Une section technique sur les services proposés, la méthodologie choisie, les modalités de prestation et les profils des formateurs. 
• Une section administrative sur la mise en œuvre des services, l’accès, le soutien, le suivi et l’analyse. Cette section doit également préciser de quelle manière la performance du fournisseur sera suivie et mesurée. 
• Une section opérationnelle sur les modalités d’hébergement durant les formations, les spécifications techniques relatives aux plateformes de formation et à leur intégration, les questions de protection des données, les dispositions requises en matière de qualité, ainsi que les aspects liés à la certification. 
• Une section financière relative au(x) type(s) de formation demandé(s) et aux besoins afférents (licences d’apprentissage en e-learning, indemnités de déplacement et d’hébergement, coûts des évaluations externes, etc.). 
• Une section sur la conformité, regroupant toute la documentation juridique et contractuelle. 

Quels indicateurs de réussite pour votre programme de formation ?  

Vos documents d’appel d’offres doivent préciser les critères qui seront utilisés pour évaluer la réussite de la formation. Parmi les meilleurs indicateurs de performance relatifs aux formations répondant à des objectifs stratégiques de l’entreprise,  on cite généralement l’augmentation du niveau de compétences ainsi que l’amélioration des performances au travail. 

Idéalement, la mesure de ces indicateurs doit être réalisée par des tiers, tels qu’un organisme examinateur indépendant ou des responsables opérationnels au sein de l’entreprise. Néanmoins, votre appel d’offres doit préciser les indicateurs de performance que les fournisseurs doivent être en mesure d’évaluer par eux-mêmes et de communiquer directement, tels que le taux de satisfaction des participants, le taux d’assiduité, le niveau d’engagement, etc.  

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Quels échanges engager avec le fournisseur durant le processus d’appel d’offres ? 

Même le document d’appel d’offres le plus détaillé et le mieux préparé possible ne remplacera jamais un dialogue direct avec les soumissionnaires.

L’organisation d’une réunion avec les fournisseurs potentiels avant le lancement de votre appel d’offres peut permettre de mettre au jour de nouvelles manières d’aborder le service requis et de lever toute ambiguïté dans la compréhension de ce que recouvre l’appel d’offres.

De même, les présentations peuvent constituer un élément précieux du processus d’appel d’offres, en traduisant la documentation détaillée sous forme de messages plus vivants et concrets.

Le maintien d’un dialogue actif avec les fournisseurs au moment de la sélection des formations rendra le processus plus efficace et garantira des réponses plus pertinentes à votre appel d’offres, ce qui vous permettra d’économiser du temps et de l’argent.