18 octobre 2021

10 faux pas qui peuvent mettre en péril votre équipe virtuelle

  • La flexibilité au travail
Author: Asmita Parashar

Comme chacun sait, la pandémie mondiale a complètement transformé nos manières de travailler. L’équipe virtuelle fait désormais figure de norme dans de nombreuses organisations partout dans le monde. Selon Forbes, environ 70% des actifs travailleront en distanciel d’ici 2025.

Bien que le travail à distance comporte de nombreux avantages, le fait de devoir diriger des équipes dont les membres sont géographiquement éloignés peut présenter plusieurs inconvénients. En particulier pour les managers habitués à gérer leurs équipes en présentiel qui doivent s’adapter pour apprendre à manager dans un environnement virtuel.

Découvrez dans cet article les 10 faux pas qui peuvent faire imploser une équipe virtuelle.

1. Négliger de prendre en compte les différences culturelles

Diriger une équipe internationale n’est généralement pas chose facile pour un manager. Une équipe géographiquement dispersée peut être confrontée à de nombreux défis. Sachant qu’une équipe virtuelle internationale se caractérise par un ensemble de valeurs, de croyances et de perceptions culturelles, on peut s’attendre à ce qu’elle rencontre des difficultés liées à la barrière de la langue, au décalage horaire, à des problèmes de communication, ou encore à des divergences culturelles.

Il n’est pas rare de constater une perte de productivité et des difficultés de communication au moment de former une équipe internationale. Or, les managers ne peuvent remédier à ces défis de taille s’ils n’adoptent pas rapidement un certain esprit d’ouverture – on parle de « global mindset » en anglais – et ne donnent pas à leurs collaborateurs les clés pour mieux comprendre la dynamique de l’équipe sur le plan culturel.

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Prenons l’exemple récent d’une entreprise majeure du secteur de l’IT dont l’équipe américaine estimait que leurs collaborateurs indiens hésitaient à interagir, à poser des questions et à participer au cours de leurs réunions virtuelles de gestion de projet.

  • « J’aimerais qu’ils posent plus de questions et qu’ils participent davantage au cours des réunions », tel était le refrain habituel des membres de l’équipe basés aux Etats-Unis.

De leur côté, les équipes indiennes dont la culture est davantage orientée relation et caractérisée par un style de communication indirecte, jugeaient que leurs collègues américains se montraient bien souvent trop directs, peu amicaux, voire impertinents.

  • « Ils ne prennent pas le temps d’apprendre à nous connaître et ne se concentrent que sur les tâches à effectuer » affirmaient les collaborateurs indiens.

Une telle absence d’ouverture dans la communication a généré de la frustration et n’a globalement pas favorisé la transparence.

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10 façons d’instaurer la confiance au sein des équipes virtuelles

Afin de remédier à ces difficultés, l’entreprise a décidé de faciliter la compréhension interculturelle au sein de chaque équipe via des actions de formation.

Très rapidement, l’équipe américaine a appris que la construction d’une relation de qualité était essentielle dans la culture indienne, ce qui a permis aux deux équipes de mieux collaborer et d’instaurer entre elles une relation de confiance. Elle a ainsi découvert que le « small talk », la compréhension des principaux traits de la culture indienne et la mise en œuvre de stratégies pour remédier aux obstacles rencontrés dans la communication leur permettaient de forger des relations beaucoup plus riches et de collaborer plus efficacement sur le long terme.

L’équipe américaine a appris que la construction d’une relation de qualité était essentielle dans la culture indienne

D’autre part, les membres de l’équipe indienne ont réalisé que les Américains, loin de vouloir leur témoigner de l’hostilité, étaient habitués à un style de communication plus direct. Ils ont donc appris à s’adapter à ce nouveau mode d’échanges.

Grâce à une meilleure communication et une relation de qualité, les membres de l’équipe indienne se sont montrés moins hésitants à poser des questions et à faire part de leurs idées au cours des réunions virtuelles avec l’équipe américaine. Ils ont en outre pris davantage confiance en eux, et n’ont plus eu peur de perdre la face en annonçant les « mauvaises nouvelles » relatives à d’éventuels retards ou ralentissements du projet.

Grâce à un large panel d’outils en ligne, les équipes ont également favorisé l’utilisation de la visioconférence, en particulier dans la mise en œuvre de tâches complexes. Cela a permis de développer les interactions et d’améliorer l’esprit de collaboration, laissant dès lors moins de place aux malentendus.

Pour renforcer l’unité et la cohésion des équipes à distance, il est essentiel que les managers organisent régulièrement des exercices de team building et favorisent le développement de relations enrichissantes. Les organisations sont ainsi plus à même de recruter et de retenir les meilleurs talents internationaux et de booster leur productivité sur le long terme.

2. Entretenir un manque de communication au sein de votre équipe virtuelle

En l’absence d’interactions directes, la communication peut constituer un défi de taille et avoir un impact significatif sur l’efficacité du travail à distance. Nombreux sont ceux qui estiment qu’il s’agit d’un des obstacles majeurs rencontrés par les équipes virtuelles.

Les outils de communication tels que l’email, Slack ou encore Instant Messenger se basent sur des échanges textuels et sont désormais plus utilisés que les conversations téléphoniques ou les appels vidéo. Une telle tendance peut favoriser l’émergence de relations essentiellement transactionnelles. Dans ce cadre, les individus n’accordent que peu de temps au développement d’une relation de confiance et sont moins enclins à échanger des informations.

Les outils de communications privilégiant les échanges textuels peuvent favoriser l’émergence de relations essentiellement transactionnelles. Dans ce cadre, les individus n’accordent que peu de temps au développement d’une relation de confiance

Afin d’éviter les malentendus et de réduire les marges d’erreur au sein des équipes virtuelles, les managers doivent veiller à ce que les collaborateurs apprennent à communiquer clairement entre eux, et aussi souvent que cela est nécessaire.

Des réunions d’équipe régulières pour faire le point favorisent la collaboration et permettent de s’assurer que les équipes et les individus sont bien sur la même longueur d’onde.

Les outils de visioconférence permettent une communication plus visuelle, favorisant l’émergence d’un esprit d’ouverture et invitant les individus à échanger et à poser des questions en toute confiance. Les risques de malentendus et d’incompréhension sont ainsi considérablement réduits.

3. Alimenter un manque de confiance

La confiance est une des conditions sine qua non au bon fonctionnement d’une équipe virtuelle. Lorsque les différents membres de l’équipe ont confiance les uns dans les autres, ils se sentent en sécurité, et cela favorise la transparence et le partage de connaissances.

Lorsque les interactions directes se raréfient, il est très difficile de construire des relations de confiance avec des personnes que vous n’avez jamais rencontrées de visu.

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Pour instaurer la confiance au sein des équipes virtuelles, les managers se doivent d’annoncer clairement les objectifs et priorités de l’équipe et de planifier impeccablement les projets de sorte qu’ils se déroulent le mieux possible. Ils se doivent également d’encourager au maximum la communication entre les différents membres de leur équipe virtuelle.

Amener l’équipe à interagir régulièrement en ligne et proposer des activités de team building permet d’instaurer la confiance au sein de l’équipe et de créer un environnement propice à une communication ouverte, ainsi qu’au partage d’idées et d’informations.

4. Echouer à bien définir ce que vous attendez de votre équipe virtuelle

Les manager doivent s’assurer de communiquer fréquemment avec les différents membres de l’équipe pour que ces derniers sachent exactement ce qu’ils ont à faire, et déléguer les tâches en fonction. En négligeant de le faire, ils s’exposent à :

  • Devoir manager une équipe un peu perdue, sans objectifs précis
  • Provoquer une multiplication des tâches à effectuer
  • Adopter un style de management inefficace et chaotique

Au contraire, pour que les managers puissent suivre leur équipe de près, il est essentiel qu’ils :

  • Organisent régulièrement des réunions avec les équipes et les collaborateurs pour s’assurer qu’ils ont bien compris les objectifs
  • Organisent aussi souvent que nécessaire des suivis individuels pour donner du feedback à leurs collaborateurs
  • Créent un environnement propice à l’échange d’idées et de ressources ainsi qu’à la résolution des problèmes rencontrés

5. Cultiver le manque d’empathie

Le manque d’empathie chez les managers a généralement pour conséquence de donner l’impression aux collaborateurs d’être sous-estimés, ce qui peut générer de la démotivation, voire de la dépression. Au cours de la dernière année écoulée, les dirigeants ont dû plus que jamais faire preuve de sensibilité vis-à-vis des besoins de leurs employés. La pandémie a généré de l’anxiété, de la solitude et a globalement accentué les difficultés professionnelles et familiales rencontrées par les collaborateurs. C’est pourquoi les managers se doivent de cultiver leur capacité d’empathie et s’assurer que les employés se sentent en sécurité, valorisés et écoutés.

Le manque d’empathie chez les managers a généralement pour conséquence de donner l’impression aux collaborateurs d’être sous-estimés, ce qui peut générer de la démotivation, voire de la dépression.

Des conversations informelles via un chat sous forme de pause-café virtuelle, l’adoption d’une « politique de la porte ouverte » qui encourage les collaborateurs à parler et à communiquer avec leurs responsables et l’organisation d’événements virtuels sont autant de mesures qui permettent de cultiver chez les employés un sentiment de sécurité, d’écoute et d’appartenance.

Les dirigeants empathiques veillent à faire des suivis réguliers avec les différents membres de leur équipe, afin de les encourager à se confier, à communiquer sur leurs attentes. Et par-dessous tout, ils font en sorte que ces derniers se sentent écoutés.

Voici des exemples de questions que les dirigeants empathiques peuvent poser aux membres de leur équipe virtuelle :

  • « Comment se passe votre journée ? »
  • « Comment est-ce que vous vous en sortez sur ce dossier ? »
  • « Puis-je faire quelque chose pour vous aider en quoi que ce soit ? »

6. Ne pas prendre en compte les différences de fuseaux horaires

Lorsque les membres d’une équipe virtuelle travaillent sur plusieurs fuseaux horaires, il est important que les managers montrent qu’ils ont bien pris en compte ce paramètre lorsqu’ils planifient des réunions et coordonnent les temps de travail. Les échéances et le calendrier communiqués doivent prendre en considération les horaires aménagées des travailleurs à distance et s’adapter autant que possible aux contraintes de chacun.

Le fait de ne pas tenir compte de ces décalages horaires peut générer des tensions et de l’insatisfaction au sein des équipes qui se voient contraintes à s’adapter aux horaires de leurs autres collaborateurs.

Des protocoles doivent donc être établis par les managers afin de s’assurer que le calendrier est équitablement réparti pour l’ensemble des équipes virtuelles concernées.

7. Ne pas réussir à résoudre les conflits au sein d’une équipe virtuelle

Identifier et gérer les conflits au sein d’un environnement virtuel est toujours difficile. Des managers incapables de résoudre les conflits peuvent générer de la démotivation au sein des équipes et voir leurs talents quitter l’organisation.

Pour bien gérer les conflits en virtuel, le manager doit être à l’écoute des communications – écrites et orales – révélatrices du ton sur lequel échange chaque individu avec les autres membres de son équipe virtuelle. Des phrases courtes et sèches ou un manque de participation au cours des réunions peuvent être révélateurs de l’insatisfaction d’un collaborateur vis-à-vis d’une situation ou à l’égard d’un autre membre de l’équipe.

Il est primordial de désamorcer les conflits le plus tôt possible.

  1. Organisez une réunion rassemblant les individus en désaccord
  2. Ecoutez leurs doléances afin de comprendre l’origine du problème
  3. Proposez un plan d’actions de résolution du conflit

Dès lors que toutes les parties prenantes sont d’accord, il est essentiel que les managers procèdent à un suivi régulier en organisant des réunions avec les individus concernés aussi souvent que nécessaire. Ils doivent en outre s’assurer de garder le contrôle de la situation et de rester en contact régulier avec les différentes parties prenantes jusqu’à ce que le conflit soit résolu.

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8. Négliger de former son équipe virtuelle à l’utilisation des outils de communication

Tout manager se doit d’être conscient que tout le monde n’est pas parfaitement à l’aise avec les nouvelles technologies. Négliger de former correctement les équipes à l’utilisation d’outils de communication virtuels fait que certains collaborateurs se sentiront nécessairement perdus ou mis à l’écart.

Il existe des programmes de formation qui enseignent comment utiliser les outils numériques et il est essentiel que les employés y aient accès. Une équipe virtuelle ne peut fonctionner efficacement que si ses membres utilisent les outils mis à leur disposition de manière optimale.

L’offre d’outils étant aujourd’hui pléthorique, il est important que chaque employé se sente équipé des bons outils et soit content de les utiliser.

9. Tomber dans le piège du micro-management

Avec l’évolution des horaires de travail, nécessairement plus flexibles, une majorité d’employés doit désormais jongler entre le travail à domicile, les tâches ménagères quotidiennes, la garde des enfants et la famille. Pour que les projets soient déployés aux échéances fixées, les managers sont parfois tentés de demander à leurs équipes des retours incessants sur leurs avancées. C’est ce que l’on appelle le micro-management ou le pilotage de micro-tâches, et cela peut inutilement générer des tensions et du stress au sein de l’équipe.

Avant de commencer tout projet, fournissez une structure claire à vos équipes afin que chacun comprenne les tâches qu’il a à effectuer, le suivi à réaliser et les deadlines à respecter. Faire confiance à ses équipes est important et permet à vos collaborateurs de travailler comme ils le souhaitent du moment que le travail est bel et bien fait dans le cadre des protocoles établis.

10. Négliger le développement professionnel et le coaching de vos équipes virtuelles

A mesure que les équipes virtuelles deviennent de plus en plus la norme, les managers doivent s’attacher à favoriser l’évolution de leurs collaborateurs travaillant à distance. Les employés ont besoin de se sentir valorisés et de savoir que leur responsable se sent concerné par leur évolution. C’est pourquoi il est important de favoriser cette montée en compétences en proposant des formations virtuelles à ses collaborateurs et en les encourageant à explorer le large éventail de soft skills accessible en ligne.

Si les organisations n’investissent pas dans la montée en compétences et la carrière de leurs employés, ces derniers risquent de se désengager et à terme de quitter l’entreprise au profit d’une organisation où ils auront plus d’opportunités de développement.

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