Desde que se acuñó el concepto de la cuarta revolución industrial en 2016, la tecnología digital ha transformado nuestra forma de vivir y trabajar. La revista HR Technologist afirma que, solo en el último año, se han invertido 14 mil millones de dólares en la digitalización de los recursos humanos, y las expectativas son muy altas en cuanto a su capacidad para revolucionar tanto los recursos humanos como la movilidad de los trabajadores. ¿Pero cómo podemos garantizar que los resultados sean los deseados?

Las ventajas de la digitalización para la movilidad de los trabajadores

Cuando hablamos del mundo de la movilidad internacional, un programa digitalizado de Movilidad Internacional ofrece multitud de ventajas en departamentos tan distintos como RRHH, Formación y Desarrollo, Gestión del Talento y Financiero. A grandes rasgos, serían las siguientes:

1. Simplificación de procesos y aprovechamiento de eficiencias
2. Control y cumplimiento
3. Análisis de datos y toma de decisiones
4. Experiencia del empleado
5. Retribución a la empresa

Simplificación de procesos y aprovechamiento de eficiencias

La movilidad internacional (MI) afecta a múltiples líneas de servicio y exige profesionales, tanto internos como externos, con conocimientos especializados sobre los temas, regiones y legislación pertinentes. Por este motivo, el número de especialistas involucrados en un destino extranjero puede resultar casi excesivo. Esto no solo complica la gestión y coordinación por parte del equipo de MI, también puede resultarle confuso y abrumador al candidato al destino.

Usar un sistema integrado online con procesos digitales para coordinar a todas las partes interesadas y los datos que manejan no solo sirve para organizar toda esa información, sino también para garantizar que no se dupliquen esfuerzos, que se actúe en el momento oportuno y que la información necesaria les llegue rápidamente a todos los implicados.

Control y cumplimiento

• Automatización de los procesos

La supervisión de todos los aspectos de la movilidad de los trabajadores puede servir para asegurar que ciertos elementos urgentes, como los impuestos, la seguridad social y los procesos de inmigración, se coordinen de forma impecable para eliminar prácticamente cualquier riesgo. La automatización de los procesos garantiza que ciertos elementos interdependientes, como el cumplimiento de las normas de inmigración y la activación de las nóminas, se vinculen para reducir al mínimo los tiempos de espera durante el proceso.

• Supresión de los errores manuales

Un sistema integrado para gestionar las nóminas internacionales puede reducir al mínimo los errores en temas como la gestión de prestaciones.

• Seguridad de la información

Avances como el sistema blockchain y los datos masivos o big data han llevado a la entrada en vigor del RGPD y otras leyes de protección de datos, muy necesarias ahora que toda la información debe estar disponible online.

Análisis de datos y toma de decisiones

Poder compartir información sobre el talento disponible a nivel global ayuda a encontrar el talento adecuado, y esto hace posible identificar al candidato con más posibilidades de triunfar en un destino concreto.

El análisis de datos permite usar la información para tomar decisiones más acertadas. Gracias al volumen de líneas de servicios y de entrada de datos, estas tienen el alcance necesario para que su impacto sobre la movilidad internacional sea significativo, permitiendo a su vez que la movilidad internacional tenga mayor impacto sobre el resto de la empresa.

Se pueden analizar multitud de datos distintos para identificar estadísticas relevantes, ya sea para la previsión de gastos o para calcular el ROI de los distintos elementos de apoyo a la movilidad de los trabajadores.

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Cada vez es más común la contratación electrónica. Se pueden aprovechar las plataformas de contratación, incorporando parámetros de servicio y precio para obtener el servicio adecuado, en el momento justo y al precio correcto en muchos tipos de servicio, incluido el transporte y el alojamiento.

Experiencia del empleado

Los trabajadores actuales esperan que se les trate como clientes, y la experiencia del empleado (EX) cobra cada vez más importancia, a la vez que se transforma de múltiples maneras: los portales del empleado, la disponibilidad de información, la comunicación omnicanal o el análisis del sentimiento son solo algunas de ellas.

• Portales del empleado

Los portales del empleado permiten la integración de información de fuentes internas y externas, con un soporte app o web al que los trabajadores pueden acceder 24 horas al día y desde cualquier sitio a través de su smartphone.

• Comunicación omnicanal

La comunicación omnicanal por teléfono, email, mensaje, chatbot o vídeo conferencia permite adaptarse al tema o al estilo de comunicación que prefiera el trabajador destinado en el extranjero para ofrecer una experiencia cada vez más personalizada.

Esto puede evidenciar de forma clara e inmediata quiénes son las partes necesarias en un traslado, cuál es su papel y cómo pueden ayudar al expatriado.

La información sobre los distintos procesos se puede ofrecer de forma automática y en el momento justo a través de una selección de medios—vídeo, audio, gráfico, escrito—para adaptarse a las preferencias y estilo de vida del trabajador.

Los plazos del traslado se pueden mostrar para que el trabajador conozca los siguientes pasos y sea consciente de los momentos en los que el proceso le va a exigir que invierta más tiempo.

• Análisis del sentimiento

El análisis del sentimiento y el NPS (herramienta para medir la lealtad de los clientes) llegan más lejos que los cuestionarios de satisfacción tradicionales y sirven para crear una percepción cuantificable de cómo potenciar la EX y la experiencia de movilidad de trabajador para marcar la diferencia de verdad.

La formación en habilidades, desde el liderazgo hasta los idiomas y las habilidades interculturales, ofrece multitud de ventajas, ya sea con un modelo austero de autoservicio o con el formador y el temario más apropiado, como por ejemplo un japonés destinado en Angola que reciba formación intercultural por vídeo conferencia.

El aumento de la información y el nivel de control están mejorando la experiencia en muchos aspectos relativos a la organización del destino:

• Búsqueda de casa a través de la realidad virtual
• Seguimiento en tiempo real de la mudanza
• Vídeo en streaming del traslado de mascotas
• Selección de prestaciones esenciales y flexibles
• Pago único si lo solicita el empleado
• Uniformidad global en los informes de gastos

Retribución a la empresa

El análisis de datos no solo sirve para obtener información relativa a la movilidad internacional. Una vez que se integran los datos, pueden servir de ayuda a otras áreas, como Gestión del Talento y Formación y Desarrollo, para tomar las decisiones adecuadas, ya sea invertir en formación en habilidades para potenciar la retención o alcanzar un nivel avanzado en el idioma local para apoyar el desarrollo profesional.

El uso de una herramienta integrada de Gestión del Capital Humano permite tomar decisiones ágiles con la tranquilidad de estar cumpliendo con la reglamentación interna y externa.

¿La tecnología digital es la solución?

La tecnología digital es una herramienta de apoyo extraordinaria para la movilidad internacional, pero un traslado internacional puede ser una de las experiencias más estresantes que hay. Aunque la tecnología sirva para hacer que la información necesaria esté disponible en el momento justo y mejorar la comunicación, le faltan la empatía y el contexto que puede ofrecer una persona. Su papel es complementar el elemento humano, no sustituirlo.