La conectividad y las herramientas digitales nos permiten ser flexibles sin reducir la productividad. Sin embargo, se ha puesto de manifiesto que trabajar virtualmente no es simplemente cuestión de montar la oficina en casa—las organizaciones se están dando cuenta de que las habilidades virtuales son una necesidad urgente.

El mundo ha cambiado, y con él nuestra forma de entender el concepto de “oficina”. Ya no lo asociamos automáticamente a un edificio en la ciudad lleno de escritorios y teléfonos.

Un artículo aparecido en la revista CEO Today sugiere que en 2020 (a solo un año de la fecha de publicación) el 50% de los trabajadores británicos estarán trabajarán remotamente. Para muchos, la oficina será un cuarto transformado en despacho, una habitación de hotel, un asiento de tren, un espacio de coworking, una cafetería o cualquier lugar con conexión a internet y un enchufe para el ordenador.

Crear una experiencia virtual

La evolución del trabajo de oficina es sencilla. De la pizarra pasamos al pergamino, y de ahí al papel y la pluma, a la máquina de escribir, al ordenador personal y, hoy en día, a la hiperconectividad.

Trabajar virtualmente no consiste solo en hacerlo remotamente o desde cualquier sitio distinto a la oficina: a veces nos resulta más práctico mandarle un email a la persona que tenemos sentada enfrente que mantener una conversación; trabajamos con unidades compartidas, documentos online y mensajes instantáneos. La ubicación física ha dejado de ser relevante.

La necesidad de desarrollar las habilidades virtuales es lo que empujó a Facebook a adquirir Oculus—una prueba más de que nuestra forma de trabajar está cambiando.

Pero es importante, según avanzamos hacia el futuro del trabajo, vigilar para que no caiga la productividad.

El trabajo virtual no puede limitarse a imitar lo que funciona ahora, debe potenciarlo.

Y por eso necesitamos habilidades virtuales.

La palabra de moda en 2019 es “experiencia”—la experiencia del cliente, la experiencia virtual, la experiencia del usuario. Para maximizar la eficacia del trabajo virtual, debemos crear una experiencia virtual que responda por igual a las necesidades de la empresa y del trabajador.

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Conseguir el equilibrio adecuado

Harvard Business Review no es el único medio que afirma que la compensación económica no es lo único que nos motiva a trabajar. Barry Schwartz, catedrático de psicología en Swarthmore College, identifica los motivos clave que nos llevan a sacrificar el 65% de nuestro tiempo en beneficio de otros.

El trabajador necesita:

• Satisfacción
• Pertenencia
• Sentido

Pero la necesidad real es aprender a trabajar productivamente, más allá del software.

Cuando un trabajador disfruta de la flexibilidad necesaria para poder trabajar remotamente, es fácil que pierda de vista estos elementos clave. Cuanto más virtual es nuestro trabajo, menor es nuestro sentido de pertenencia, más nos cuesta tener una visión general y más difícil nos resulta sentirnos satisfechos. A pesar de los grandes avances tecnológicos, el mundo virtual sigue siendo imperfecto.

El trabajo virtual es impersonal y puede hacer que el trabajador se sienta aislado, incluso cuando comparte oficina con otros.

Los expertos en Formación y Desarrollo se han dado cuenta de que hay una carencia profunda de habilidades virtuales pero, aunque el 30% de las organizaciones ofrecen formación enfocada al trabajo virtual, suele estar dirigida a explicar las políticas y enseñar a usar el software.

Trabajar por diversión

Las habilidades virtuales reales deben conseguir recrear la satisfacción, la pertenencia y el sentido en un entorno laboral que pertenece a una dimensión nueva.

Divertirnos quizá no sea lo primero que le pedimos a un trabajo, pero es fundamental. Las personas felices trabajan mejor, toman mejores decisiones y colaboran más.

Un articulo de Forbes afirma que cuando un vendedor es feliz sus ventas aumentan en un 37%. El aislamiento y la incapacidad de ver el sentido a nuestro trabajo son enemigos del disfrute. Según una organización benéfica, el 15% de los trabajadores en el Reino Unido han sufrido problemas mentales, y el 13% de las bajas por enfermedad corresponden a enfermedades psicológicas.

¿Cómo podemos desarrollar habilidades virtuales eficaces, capaces de dar respuesta a nuestra necesidad humana de disfrute, pertenencia y sentido? Y, sobre todo, ¿cuáles son esas habilidades?

Perfeccionar nuestras habilidades

La buena noticia es que no hablamos de habilidades nuevas, sino más bien de potenciar las actuales. Una reunión virtual es el caso práctico perfecto, ya que pone de manifiesto las habilidades que son necesarias no solo ahí, sino también fuera de la reunión.

Este vídeo de Tripp y Tyler, A Virtual Meeting in Real Life, es un gran ejemplo para aquellos que nunca han asistido a una reunión virtual (o para los que sí, pero quieren reírse un rato).

Hay dos áreas clave en las que es particularmente necesario mejorar nuestras habilidades virtuales:

• Las relaciones
• La franqueza y la transparencia

Las relaciones

El gran peligro de la reunión virtual es que tendemos a ponernos directamente manos a la obra. Una vez que todo el mundo consigue conectarse, superando los obstáculos tecnológicos, lo que queremos es ir al grano y tomar una decisión antes de que alguien pierda la conexión.

Pero en la vida real no funciona así. En cualquier reunión, hay unos minutos iniciales de puesta al día, de intentar fijar una reunión con alguno de los presentes para comentar otro tema, de hablar del fin de semana, de felicitar por su cumpleaños o aniversario a algún compañero o incluso de preguntarle por sus hijos.

Charlar no es perder el tiempo.

Los trabajadores virtuales que no entablan relaciones con sus compañeros seguramente tampoco lo harán con los clientes, y es probable que les cueste más dominar cualquier proceso nuevo y que cambien más a menudo de trabajo.

Aunque no mejore directamente la productividad, es una manera de crear vínculos. Para algunos, es la oportunidad de enterarse de los últimos cotilleos de la oficina, de explorar una estructura de poder distinta o de obtener una visibilidad crucial ante otros compañeros más senior. Si una reunión virtual se salta las conversaciones triviales será más pobre que una reunión presencial, ya que no estará contribuyendo a las relaciones sociales.

Tampoco conviene restringir la charla superficial a las reuniones formales. Antes de mandarle un primer email a un compañero, puede ser buena idea llamarle para presentarnos y averiguar qué clase de persona es. Y si incorporamos a alguien nuevo a un chat o conversación de email, es importante presentárselo brevemente a los demás.

El software para chats de grupo (p.ej. Microsoft Teams o WhatsApp) sirve para mantener conversaciones informales, relacionadas o no con el trabajo—para algunos equipos, un café virtual mensual es una buena forma de consolidar el sentido de pertenencia.

CONSEJO Nº 1: Integrar la conversación trivial en todas nuestras interacciones virtuales.

La franqueza y la transparencia

Resulta irónico que, aunque en el s. XXI tenemos más canales de comunicación que en cualquier otro momento de la historia, nos comunicamos peor que nunca.

Ya sea por exceso de información, falta de claridad, olvidos o mala comunicación intencionada, el mensaje no llega.

En parte, la culpa la tiene la inmensa diversidad de canales. Yo prefiero el email, pero a ti te gusta más el WhatsApp; a nuestra jefa le gusta Yammer, pero la suya prefiere Teams; el equipo de comunicación cuelga las novedades en SharePoint.

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El líder tiene el deber de ser antidemocrático y decidir qué canal se usa para cada cosa y cómo se comunican los distintos tipos de información.

Dentro del equipo, cada miembro tiene que participar en la decisión sobre el funcionamiento de las comunicaciones en el día a día. El nivel de formalidad, la frecuencia con la que hay que comunicarse, el canal a emplear para dar instrucciones sencillas y la necesidad—o no—de mandar mensajes de agradecimiento o reconocimiento son todo cosas que se deben decidir conscientemente.

Y, por encima de todo, debemos recordar que, ya sea como efecto de la evolución o del diseño inteligente, nuestro medio principal de comunicación es la voz.

La forma más sencilla de transmitir un mensaje es por voz, ya que permite hacer aclaraciones y preguntas y confirmar la información en el momento.
En un contexto profesional virtual, es fácil que los mensajes se distorsionen o malinterpreten, ya que faltan las claves contextuales que nos ofrece la comunicación presencial para ayudarnos a entender.

En las reuniones virtuales es buena idea encender la cámara para verle la cara a nuestro interlocutor, y no silenciar el micrófono en ningún momento (a no ser que haya algún ruido de fondo muy molesto)—los pequeños ruidos de asentimiento forman parte de la comunicación colaborativa y ayudan a que tanto el que habla como los demás valoren el nivel de comprensión mutua.

CONSEJO Nº 2: Encender la webcam

El contexto es crucial

Ya hemos mencionado que trabajar virtualmente a menudo reduce la interacción social. Como consecuencia de esto, los motivos tras las decisiones que se toman a menudo resultan opacos.

Si trabajamos en una oficina física, entenderemos perfectamente por qué la empresa ha decidido trasladarse a una nueva ubicación: más espacio, más comodidad, un alquiler más barato, etc. Pero al trabajador remoto quizá le cueste más entender los motivos, provocándole una preocupación innecesaria.

El éxito en la comunicación depende de que se conozca el contexto. Los trabajadores remotos se mueven en un contexto distinto al de aquellos que comparten oficina, por lo que no deberían sorprendernos los problemas de comunicación.

CONSEJO Nº 3: No hay que dar por hecho que todo el mundo lee entre líneas

La comunicación eficaz es la habilidad que más nos interesa potenciar para el trabajo virtual.

El entorno virtual es el entorno laboral moderno, y aferrarnos a los métodos del siglo pasado solo nos llevará al fracaso. Mejorar nuestras habilidades de comunicación virtual nos exigirá cierta adaptación, pero supondrá una gran diferencia. Hay una necesidad urgente de habilidades virtuales, pero la solución es relativamente sencilla.