Una gran mayoría de los intercambios en inglés en el ámbito empresarial son escritos y adoptan la forma de correos electrónicos, informes o conversaciones de chat en sistemas de mensajería instantánea como Teams o Slack. Por eso, saber escribir un correo electrónico en inglés es tan importante como saber hablarlo (véase nuestro artículo «8 consejos prácticos para dirigir una reunión en inglés«).

Un buen nivel de escritura en inglés es también un factor de competitividad para la organización, ya que permite una comunicación eficaz tanto a nivel interno como con los clientes y socios. Para ayudar a sus equipos a comunicarse eficazmente en inglés, hemos enumerado 5 consejos para escribir correos electrónicos profesionales en inglés.

1. Adaptar el mensaje al destinatario

Cuando se escribe un correo electrónico en inglés, es fundamental adaptar el tono y el vocabulario al destinatario, dependiendo de si se conoce a la persona o no. En la presentación, utiliza «Hello John» (o incluso «Hi John» si ya conoces a la persona) o «Dear John» o «Dear Mr. Doe» (los más formales). Después de saludar a la persona, también puedes decir «I hope you’re fine» o «I hope you had a great weekend» si estás enviando tu correo electrónico un lunes, y luego comenzar el contenido de tu mensaje.

Para concluir, puede utilizar la expresión «Best regards» o «Regards», o «Yours faithfully» (la más formal). Si lo deseas, puedes desearles un buen día («Have a nice day») o un buen fin de semana («Have a nice weekend») de antemano.

2. Mantener la sencillez

Cuando se utiliza una lengua extranjera, siempre es mejor simplificar las cosas. Por lo tanto, mantén siempre una construcción sencilla de tu correo electrónico, sin una redacción enrevesada que pueda sacarse de contexto o malinterpretarse.

En general, los lectores ingleses prefieren los mensajes sencillos, directos y claros. Así que adopta una estructura legible. Para comunicar con claridad, utiliza viñetas al recapitular los pasos con los diferentes actores.

3. Utilizar programas de corrección de textos

Para asegurarte de que no hay errores en tu mensaje antes de enviarlo, puedes utilizar un software de corrección. Hay varios disponibles gratis en Internet. Una de las más utilizadas es Grammarly.

La aplicación puede descargarse en todos los ordenadores y navegadores mediante una extensión. Este algoritmo inteligente detecta los errores al escribir y se ocupa de los errores de gramática, ortografía, vocabulario y puntuación. Una ayuda bienvenida cuando se escribe un correo electrónico en inglés.

4. Cuidar la línea de asunto

Independientemente del idioma utilizado, la línea de asunto de un correo electrónico es muy importante. Tómate el tiempo de reescribirlo varias veces y corregirlo antes de enviar tu mensaje. El asunto debe ser corto, directo y resumir claramente la información principal del mensaje.

No dudes en poner una palabra clave al principio del asunto, como «Request» (Solicitud), «Help»(Ayuda), «Request for Information» (Petición de información), «Application» (Solicitud), «Meeting» (Reunión), «Payment reminder» (Recordatorio de pago). Esto ayudará al destinatario a entender inmediatamente la naturaleza de su mensaje.

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5. Tener en cuenta las diferencias culturales

Como ya hemos mencionado en nuestro artículo «8 consejos prácticos para dirigir una reunión en inglés«, un idioma es también una cultura, con sus códigos que a veces son muy diferentes de los tuyos. Lo mejor es tener esto en cuenta al escribir un correo electrónico en inglés.

Por ejemplo, los estadounidenses y los canadienses son muy directos en su comunicación y, por lo tanto, se acercan más a la forma española de comunicarse. Los británicos, en cambio, son más indirectos y evitan el conflicto. Cuando trates con un británico, asegúrate de presentar tus pensamientos por escrito de forma positiva, evitando cualquier frase negativa en tu correo electrónico.

Frases útiles para tus correos electrónicos en inglés:

Saludos:

• Hello/Hey/Hi = Hola
• Good morning/Morning = Buenos días
• Good afternoon/Afternoon = Buenas tardes
• Dear X = Querido/a X
• To whom it may concern = A quien corresponda

Introducción:

• ¿Cómo estás? ¿Cómo estás?
• Espero que estés bien / Espero que este correo te encuentre bien
• Espero que hayas tenido un buen fin de semana
• ¡Feliz viernes! = ¡Feliz viernes!

Responder a un correo electrónico:

• Thank you for your email = Gracias por tu/su email
• Thanks for your prompt reply = Gracias por su rápida respuesta
• Following your recent email = A raíz de su reciente correo electrónico
• Further to your last email = En relación con su último correo electrónico
• Regarding your request for information = En relación con su solicitud de información

Seguimiento:

• I just wanted to follow up on = Sólo quería hacer un seguimiento de
• I wondered if you had a chance to review = Me preguntaba si había tenido la oportunidad de revisar
• Do you have any update on = ¿Tiene alguna actualización sobre…?

Documento Adjunto:

• Please find below = A continuación encontrará
• Please find attached = Adjunto encontrará

Agradecimiento:

• Thank you /Thanks = Gracias
• Thanks very much/ Thank you very much/ Thanks a million = Muchas gracias/ Un millón de gracias

Dar la enhorabuena:

• Well done! = ¡Bien hecho!
• Great job! / Excellent job! = ¡Grandioso trabajo! / ¡Excelente trabajo!
• Very impressed! = ¡Muy impresionado/a!.
• Keep it up = Sigue así

Ánimo:

• We’re nearly there/It’s coming/ We will get there = Estamos cerca de conseguirlo/ Vamos a conseguirlo
• You’re doing a great job = Estás haciendo un gran trabajo
• We’re heading in the right direction = Vamos en la dirección correcta

Conclusión:

• Please, do not hesitate to contact me for any further information = No dude en ponerse en contacto conmigo para obtener más información
• If you need any further assistance, please do contact me = Si necesita más ayuda, póngase en contacto conmigo
• I look forward to hearing from you soon = Espero tener noticias suyas pronto
• Many thanks in advance for your help = Muchas gracias de antemano por su ayuda

Ahora tienes todas las herramientas que necesitas para escribir correos electrónicos de calidad en inglés, así que good luck!