«Quien no se prepara, se prepara para fracasar”. Esta famosa cita de Benjamin Franklin, resume muy bien las consecuencias de cualquier acción profesional mal preparada. Y esto es más cierto que nunca cuando hablamos de las reuniones que consumen buena parte de nuestra jornada laboral. Con la integración en las organizaciones de la tecnología, la globalización y la contratación del mejor talento, independientemente de donde se ubique, las reuniones físicas cada vez se complementan más con las virtuales.

No es fácil dirigir (o participar en) una reunión virtual eficaz, ya que las “normas” se complican por la falta de presencia “física”.  Hay, no obstante, una serie de pautas que se deben seguir para asegurar un uso eficiente del tiempo de todos en nuestras reuniones virtuales:

1. Organizarlas bien

La buena organización es fundamental para una reunión virtual eficaz.

A continuación ofrecemos una breve lista de pasos que nos ayudarán a arrancar con buen pie:

a) Tener un calendario de grupo
Debemos enviar una invitación al calendario de los participantes con la antelación suficiente y asegurarnos de que todos confirmen si podrán o no asistir. Esto ayudará a todos a planificar y organizar su semana.

b) Tener un sistema de notificaciones
Al trabajar remotamente, estamos desconectados del resto del equipo durante casi toda la jornada. Por este motivo, un buen sistema de notificaciones puede suponer una ayuda inmensa. Es importante asegurarse de que todos los asistentes reciban una notificación por lo menos 15 minutos antes de la reunión. No aparecer, llegar tarde o aparecer mal preparados solo sirve para hacer perder el tiempo a todo el mundo.

c) Encontrar la herramienta más adecuada a nuestras necesidades
La tecnología de buena calidad es crucial para evitar problemas de comunicación provocados por una mala conexión o fallos en el funcionamiento del equipo. Hay múltiples herramientas de videoconferencia. Algunas de las más conocidas son:

• WebEx
• Skype
• Google Hangouts
• GoToMeeting

d) Estructurar las reuniones
En lugar de permitir que los participantes intervengan siempre que les apetezca, debemos estructurar las reuniones con claridad. Así, todos sabrán exactamente en qué momento corresponde hacer preguntas o comentarios. Una buena forma de hacer esto es que la estructura sea la misma semana tras semana. Si es una reunión puntual, es importante que todos los participantes reciban la agenda de antemano.

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2. Centrarse en lo importante

Cualquier reunión debería tener un objetivo claro. Es fundamental recordar que el tiempo de todos es muy valioso. Pedir a los participantes que se permanezcan conectados mientras se habla sobre temas poco relevantes que no les incumben no es una forma eficiente de dirigir una reunión.

Si hay algo que debamos comentar con uno de los miembros del equipo y no afecta a los demás, hay que hacerlo de forma muy breve o concertar una reunión aparte con esa persona.

Debemos coordinar la conversación centrándonos en los temas clave, la visión general y los obstáculos principales. Si hay algo que se pueda resolver con una simple búsqueda en Google no debería aparecer en la agenda. 

3. Instaurar una política de “vídeo obligatorio”

¿Por que muchas empresas tienen una política de “vídeo obligatorio”?

• La comunicación es más eficaz cuando incluye señales no verbales – No hay duda de que lo que decimos es muy importante, pero también importa cómo lo decimos.

• Ponerle cara a la voz – Ya no es un secreto celosamente guardado por el sector publicitario: los humanos respondemos bien a las caras. Por eso es tan fácil hacer un comentario desagradable en YouTube y tan difícil tener una conversación sincera con nuestra pareja. Los gestos faciales humanizan las reuniones virtuales, y por eso es imperativo usar el vídeo.

• Potenciar el espíritu de equipo – Mantener reuniones con regularidad es fundamental para forjar relaciones entre los miembros del equipo, y puede suponer la diferencia entre alcanzar objetivos y superarlos.

• Prohibido simultanear tareas – Los estudios demuestran que hacer varias cosas a la vez afecta negativamente a nuestro rendimiento. Ser “multitarea” dejado de considerarse una habilidad deseable, y desde luego no debería permitirse durante una reunión virtual.

• Un poquito de estrés nunca le ha hecho daño a nadie – Y aunque algunos de nuestros compañeros que trabajan remotamente se pasen el día en pijama, sacarles de su zona de confort de vez en cuando ayudará a aumentar su productividad. Durante la videoconferencia se verán obligados a esforzarse por estar presentables, y eso les hará poner aún más empeño de lo habitual.

4. Saludar uno a uno a todos los participantes

Aunque nos reunamos todas las semanas, es crucial que, como líderes, saludemos a todos los presentes en la reunión. Debemos dedicar el tiempo necesario al principio de la reunión para presentar a todos los participantes.

5. Compartir el micrófono

Siempre debe haber alguien a cargo de coordinar la reunión, pero todos los participantes deberían poder hacer su aportación.

No debemos permitir que los más extrovertidos dominen la reunión. Hay que dar tiempo de pantalla a los más tímidos. Su opinión puede ser la clave de la solución al problema al que se enfrenta el equipo.

Aquí hay algunas técnicas para involucrar a los participantes más introvertidos durante una reunión virtual:

• Pedirles su opinión sobre tareas/proyectos concretos (sobre todo si no participan en ellos).   
• Pedirles que pongan brevemente al día al equipo sobre sus actividades.
• Preguntarles si tienen algo que añadir.
• Preguntarles si necesitan ayuda con su carga de trabajo.

6. No tolerar las faltas de respeto

Es más fácil ser maleducado online que en persona. Nadie debería salir de una reunión virtual disgustado o enfadado. Las reuniones deberían servir para motivar y unir al equipo. Debemos recordarles que las reuniones virtuales son un lugar de respeto mutuo y colaboración. Si la cosa se calienta, es buena idea sugerir una pausa para permitir que se calmen los ánimos y la gente reflexione.  

7. Lo bueno, si breve…

Conviene que las reuniones duren entre 15 y 45 minutos para que todo el mundo esté centrado y optimice el tiempo al máximo. Si no se pueden cubrir todos los puntos previstos en ese tiempo, quizá haga falta más preparación previa. Las reuniones largas solo sirven para aburrir al equipo y perder tiempo. Ser breves es la mejor receta para aumentar la productividad. 

8. Acordar los siguientes pasos

Hay que dejar por escrito todas las medidas acordadas, fijar los plazos y distribuir las tareas entre los miembros del equipo. Se deben reservar siempre entre 5 y 10 minutos para cerrar todos los temas y repartir el trabajo. En ese momento es cuando se determinará también si es necesaria una reunión de seguimiento, y se fijará la fecha.

El trabajo virtual y remoto no es una moda pasajera. Y aunque las reuniones no son la panacea, pueden ser cruciales para lograr que avancen los proyectos complejos. Si nos regimos por estos ocho principios a la hora de planear nuestra próxima reunión por Skype, empezaremos a ver los frutos de una reunión virtual eficaz.