Si bien la pandemia del COVID-19 ha provocado una aceleración del teletrabajo y del entorno de trabajo a distancia, también ha provocado un aumento de las reuniones virtuales, especialmente en inglés. Al igual que cualquier presentación o entrevista de trabajo en inglés (véase más adelante), hay que preparar una reunión en inglés. Estos son nuestros consejos para organizar una reunión en inglés eficaz.

1. Inicio de la reunión en inglés

Una reunión en inglés se desarrolla de la misma manera que en cualquier otro idioma. Ya sea cara a cara o de forma virtual detrás de la pantalla, todo el mundo empieza saludando a la audiencia con un «Good morning everyone» si la reunión es por la mañana, o un «Good afternoon» a primera hora de la tarde. Aunque un «Hello» a la audiencia es adecuado en todas las circunstancias, también se puede utilizar un «Hi everyone» más informal si ya se conoce a los demás participantes (por ejemplo, en las reuniones periódicas de equipo).

Si presides la sesión, tu papel es también enmarcar la reunión desde el principio, por ejemplo dejando unos minutos para los que lleguen tarde: «Let’s wait a few minutes so everyone can join». En el caso de una reunión virtual (en servicios de mensajería instantánea como Teams o Slack), no olvides recordar a los participantes que deben silenciar su micrófono si es necesario: «Please make sure you mute yourself before we start the meeting». No pasa nada, puedes empezar la reunión con un «Let’s get started» en inglés.

2. Anunciar los objetivos y recordar el contexto

Una reunión tiene un objetivo concreto: avanzar en un proyecto, validar una acción concreta, informar a los empleados, etc. Por eso es importante recordarlo al principio de la reunión, para asegurarse de que el objetivo de la misma está claro para cada participante antes de empezar. Para ello, puedes utilizar las siguientes fórmulas:

• «We are here today to speak about…» = Estamos aquí hoy para hablar de…
• «Our goal today is…» = Nuestro objetivo hoy es…
• «Just as a reminder, I organised this meeting to discuss…» = Solo como recordatorio, organicé esta reunión para tratar…

Si es necesario, no dude en recordar los puntos tratados en la reunión anterior:

• « In our last meeting, we agreed that… » = En nuestra última reunión, acordamos que…

A continuación, puede anunciar el desarrollo de la reunión, enumerando los puntos que se tratarán en ella:

• «Today, we have x items on the list.» = Hoy, tenemos x elementos en la lista.
• «This is our list of topics today : …» = Esta es nuestra lista de temas de hoy: …

3. Distribuir el turno de palabra

Es importante saber cómo distribuir el turno de palabra en una reunión, para mantener el debate en movimiento y garantizar la participación de todos. Por ejemplo, se puede ir pasando por la mesa para obtener ideas o comentarios de los participantes:

• «Let’s share what everyone thinks about that idea» = Vamos a compartir lo que cada uno piensa sobre esa idea
• » Do you have any comment or question?» = ¿Tiene algún comentario o pregunta?

No olvides agradecer a la persona que acaba de compartir su opinión con un :

• «Thank you for your feedback» = Gracias por sus comentarios

Para pasar simplemente la palabra, se puede utilizar la siguiente expresión:

• «Now let’s go to X to talk about…» = Ahora vamos a X para hablar de…
• «X, would you mind sharing with the team what it is about?» = X, ¿te importaría compartir con el equipo de qué se trata?
• » X, maybe you would like to explain this point a little bit further? » = X, ¿quizás quieras explicar un poco más este punto?

Antes de pasar al siguiente punto, asegúrate de que todo el mundo ha hablado preguntando por última vez si alguien tiene algún otro comentario sobre el tema: «Is there any other comment on this ?» = ¿Hay algún otro comentario sobre esto?

4. Recibir y responder a los comentarios/críticas

Dirigir una reunión significa exponerse a los comentarios y las críticas de los participantes. Por lo tanto, es mejor prepararse con antelación y anticiparse a las preguntas o comentarios de los empleados o de las partes externas a la reunión (cliente, socio, etc.). No dudes en elaborar una lista de los posibles comentarios que podrías recibir, y prepara tus argumentos de antemano. Hay que ser diplomático antes de explicar por qué no se está de acuerdo:

• «I understand your point but at the same time,…» = Entiendo tu punto de vista, pero al mismo tiempo…»
• «I see you’where re coming from but the initial idea was to…» = Ya veo por dónde vas, pero la idea inicial era…»
• «I think you’re right in a way because…but if we look at this issue from another perspective then…» = Creo que tienes razón en cierto modo porque… pero si miramos este asunto desde otra perspectiva entonces…»
• «Maybe we should vote on this point?» = ¿Tal vez deberíamos votar sobre este punto?

Sin embargo, puede haber ocasiones en las que una pregunta te bloquee o no puedas dar todas las respuestas. Estas son algunas de las frases que se pueden utilizar en este caso:

• «Let me have a look and get back to you on this point » = Déjeme echar un vistazo y le responderé sobre este punto
• «I will make a note and double check this first thing tomorrow» = Tomaré nota y volveré a comprobarlo mañana a primera hora
• «I will speak to X to see what they think and get back to you shortly» = Hablaré con X para ver qué opinan y te responderé en breve

Further reading

5. Respetar los horarios

Una reunión suele durar una hora (o incluso dos horas en el caso de proyectos grandes). Por lo tanto, es esencial comprobar el horario para evitar sobrepasar la franja horaria (es probable que los demás participantes estén ocupados con otras tareas después de la reunión), y para asegurarse de que le da tiempo a repasar todos los puntos previstos inicialmente.

Respetar el horario significa asegurarse de que cada participante tiene tiempo para hablar y de que queda tiempo antes de que termine la sesión. Si vas con retraso, puedes invitar a todos a acelerar un poco con :

• «We’re running a bit out of time, so we’ll need to go over the next points quickly please» = Nos estamos quedando sin tiempo, así que tendremos que repasar los siguientes puntos rápidamente, por favor
• «We have only X minutes left, so let’s try to go straight to this point» = Sólo nos quedan X minutos, así que vamos a intentar ir directamente a este punto.

Si es demasiado tarde para repasar un punto, no dudes en posponerlo a la siguiente sesión, si es posible, y si no es un punto de bloqueo:

• «Maybe we can get back to this point in our next meeting » = Quizá podamos volver a tratar este punto en nuestra próxima reunión.

6. Concluir la reunión

Este es el momento de concluir la reunión. Antes de agradecer a los participantes, es importante resumir la lista de decisiones tomadas durante la reunión, utilizando frases como:

• «To summarise what we said…» = Para resumir lo que hemos dicho…»We agreed on the following points:» = Acordamos los siguientes puntos:
• «To conclude this session…» = Para concluir esta sesión…
• «To wrap up this meeting… » = Para concluir esta reunión…

No dudes en anotar esta lista y enviar este resumen por correo electrónico a todos los participantes después de la reunión, indicando si es necesario los responsables y las fechas de entrega deseadas de cada acción decidida durante la sesión. Por ejemplo, puede titular su correo electrónico «Meeting X – Minutes» = Reunión X – Acta.

7. Agradecimiento a los participantes

Antes de terminar la reunión, no olvides dar las gracias a los participantes. Puedes decir simplemente:

• «Thank you all for coming» = Gracias a todos por venir
• «Thank you all for joining» = Gracias a todos por unirse
• » Thank you all for your time and contibution today» = Gracias a todos por su tiempo y contribución de hoy

Si organizas una reunión virtual con un gran número de participantes, también puedes publicar un mensaje de agradecimiento por escrito en el chat de la reunión.

Antes de despedirte, haz un último recordatorio de la próxima reunión, si se trata de una reunión ordinaria:

• «Enjoy the rest of the day and see you next…» = Disfruta del resto del día y hasta la próxima…
• » We’ll see everyone next…» = Nos veremos todo de nuevo el próximo…

Es el momento de despedir a los participantes con un «Bye everyone» = Adiós a todos o simplemente «Bye» = Adiós.

8. Poner en práctica las competencias interculturales

Un último consejo: no olvides que una lengua es también una cultura con sus propios códigos, que a veces son muy diferentes de los tuyos. Este es el caso del inglés, por supuesto. Un inglés preferirá evitar el conflicto. Cuando trates con un británico, asegúrate de ser educado y presentar tus ideas de forma positiva. Muéstrate cálido y evita las frases negativas para garantizar una reunión de negocios en inglés fluida y eficaz.

Para saber más sobre los equipos multiculturales a distancia, descarga nuestro eBook (en inglés) «Dirigir equipos multiculturales en entornos virtuales«.

Expresiones útiles para sus reuniones en inglés:
Iniciar la reunión

• Let’s get started ! = Comencemos
• Shall we start? = ¿Empezamos?
• Let’s wait a few minutes so everyone can join =Esperemos unos minutos para que todos puedan unirse
• Please make sure you mute yourself before we start the meeting = Por favor, asegúrate de silenciarte antes de comenzar la reunión
• Has everyone received the agenda? = ¿Ha recibido todo el mundo el orden del día?
• Can everyone see the screen? = ¿Todos pueden ver la pantalla?
• Can you all hear me? = ¿Pueden oírme todos?

Anunciar los objetivos

• The purpose of this meeting is to = El objetivo de esta reunión es
• We need to discuss x topics = Tenemos que tratar x temas
• Today, we have x items on the list = Hoy, tenemos x elementos en la lista
• Here’s our list of topics today = Esta es nuestra lista de temas de hoy

Repartir el turno de palabra:

• Who would like to start? = ¿Quién quiere empezar?
• Let’s see what everyone thinks about that idea = Veamos qué piensa todo el mundo sobre esta idea
• Who would like to speak? = ¿Quién quiere hablar?
• Thank you for your feedback = Gracias por sus comentarios
• Now let’s go to X to talk about… = Ahora vamos a X para hablar de…
• X, would you mind telling the team what it is about? = X, ¿te importaría decirle al equipo de qué se trata?
• Do you have any comment? = ¿Tiene algún comentario?
• Is there any other comment or question? = ¿Hay algún otro comentario o pregunta?

Recibir los comentarios y responder

• Let me have a looker and get back to you on this point = Déjeme mirar y volver a usted sobre este punto
• I will make a note and double check this first thing tomorrow = Anotaré esto y lo comprobaré mañana a primera hora
• I will speak to X to see what they think and get back to you shortly = Hablaré con X para ver lo que piensa y le responderé lo antes posible
• Would you like to clarify this point? = ¿Quiere aclarar este punto?
• What do you mean/In what sense? = ¿Qué quiere decir/en qué sentido?

Respetar el tiempo

• We’re running a bit out of time, so we’ll need to go over the next points quickly please = Vamos un poco retrasados, tendremos que hablar de los siguientes puntos rápidamente
• We have only X minutes left, so let’s go straight to this point = Nos quedan sólo X minutos, así que pasemos directamente a este punto
• Maybe we can get back to this point in our next meeting = Quizás podamos volver a este punto en nuestra próxima reunión
• Let’s move on to the next point = Pasemos al punto siguiente
• Let’s get back on track = Volvamos al punto siguiente

Concluir la reunión

• To summarise what we said = Para resumir lo que hemos dicho
• To conclude this session / To wrap up this meeting = Para concluir esta reunión
• We’ve covered everything = Hemos tratado todos los temas
• Let’s close= Para concluir esta reunión
• Shall we close this item = ¿Podemos cerrar el tema?

Agradecer a los participantes

• Thank you all for coming and have a lovely rest of the day = Gracias a todos por venir y que tengáis un buen resto del día
• Thank you all for joining and sharing your thoughts = Gracias a todos por unirse y compartir sus opiniones
• See you next… = Nos vemos el próximo…
• We’ll see everyone next… = Hasta la próxima…
• Meeting X – Minutes = Reunión X – Acta (para un correo electrónico recapitulativo después de la reunión)

Ya tienes todas las claves para hacer tus reuniones en inglés, así que solo desearte good luck!