28 September 2021

10 Errores que pueden romper a equipos virtuales

Trabajo flexible

Author: 

Asmita Parashar

Como todos sabemos, la pandemia mundial ha cambiado por completo la forma de trabajar. Los equipos virtuales han primado y se han convertido en la norma para la mayoría de las organizaciones de todo el mundo. Según Forbes, aproximadamente el 70% de la población activa trabajará en entornos virtuales a distancia en 2025.

Aunque el trabajo virtual tiene innumerables ventajas, la dirección de equipos dispersos geográficamente puede presentar inconvenientes para los directivos que aprenden a adaptarse a la gestión de sus equipos desde las oficinas físicas a las virtuales.

Veamos los 10 errores más comunes que pueden romper los equipos virtuales.

1. No tener en cuenta las diferencias culturales

Dirigir un equipo global nunca es fácil ni sencillo para ningún directivo. Un equipo disperso por todo el mundo puede plantear diversos retos. Cuando los equipos ubicados a nivel internacional vienen con su propio conjunto de valores culturales, creencias y percepciones, es inevitable que haya obstáculos lingüísticos y de comunicación, así como diferencias culturales y de huso horario.

La pérdida de productividad por pérdida de tiempo y falta de comunicación se produce invariablemente cuando se reúnen equipos dispersos por todo el mundo. A menos que los directivos adopten una mentalidad global e inculquen un nivel de comprensión cultural en sus equipos, seguirán enfrentándose a enormes desafíos.

Un ejemplo reciente es el caso de un equipo con sede en Estados Unidos de una importante empresa de TI que descubrió que sus homólogos indios solían dudar a la hora de interactuar, hacer preguntas y participar al mismo nivel durante las reuniones virtuales de planificación de proyectos.

  • “Me gustaría que fueran menos reacios a hacer preguntas y que hablaran más durante las reuniones” era la frase habitual del equipo con sede en Estados Unidos.”

Por otro lado, los equipos indios, al ser una cultura centrada en las relaciones y más proclive a un estilo de comunicación indirecto, consideraron a los estadounidenses demasiado directos, insolentes y antipáticos.

  • “No dedican tiempo a conocernos y sólo se dedican a las tareas”, dijo la contraparte india.

La falta de comunicación abierta estaba provocando frustración y falta de transparencia en todo el mundo.

Para superar estos obstáculos, la organización decidió inculcar un nivel de comprensión cultural mediante iniciativas de formación para ambos equipos.

Pronto, los equipos con sede en EE.UU. aprendieron que establecer relaciones era muy valorado en la India y que era la clave para crear una mayor colaboración y confianza con sus homólogos indios. Descubrieron que las conversaciones triviales, la comprensión de los valores indios clave y el aprendizaje de estrategias para superar los principales obstáculos de comunicación, establecían una mejor relación y una colaboración empresarial más eficaz a largo plazo.

“Los equipos de Estados Unidos aprendieron que en la India se valora mucho el hecho de establecer relaciones”

Por otro lado, los homólogos indios aprendieron que los estadounidenses no eran antipáticos, sino que apreciaban un enfoque de comunicación más directo, por lo que aprendieron a adaptar su estilo en consecuencia.

Gracias a una comunicación abierta y a una mayor compenetración, se mostraron menos reacios a hacer preguntas durante las reuniones virtuales y a compartir ideas. También se sintieron más seguros a la hora de dar “malas noticias” sobre posibles retrasos u obstáculos en un proyecto sin miedo a quedar mal.

Con un amplio abanico de herramientas tecnológicas disponibles, los equipos también iniciaron un mayor uso de las videoconferencias, especialmente para las tareas complejas, lo que permitió una mayor interacción y colaboración, dejando menos espacio para la falta de comunicación.

Para unir aún más a los equipos remotos, es crucial que los directivos inicien regularmente ejercicios de creación de equipos y sigan alimentando las relaciones. Esto ayudará a las organizaciones a contratar y retener a los mejores talentos globales y a aumentar la productividad a largo plazo.

2. No aplicar una buena comunicación en equipos virtuales

En ausencia de interacciones cara a cara, la comunicación puede ser un gran reto para el trabajo virtual eficaz. Muchos lo consideran el principal reto de los equipos virtuales.

Las herramientas de comunicación, como el correo electrónico, Slack o Instant Messenger, se basan en el texto y se utilizan con frecuencia por encima de las llamadas telefónicas y las videoconferencias. Esto puede dar lugar a que las relaciones sean meramente transaccionales y que las personas tengan poco tiempo para establecer una relación de confianza y estén menos dispuestas a compartir más información.

“Las herramientas de comunicación basadas en el texto pueden llevar a que las relaciones sean meramente transaccionales y a que los individuos tengan poco tiempo para construir una relación de confianza”.

Para evitar la falta de comunicación y los errores entre los miembros de equipos virtuales, los directivos deben asegurarse de que los equipos aprendan a comunicarse con claridad y con mayor frecuencia entre sí.

Las reuniones periódicas de equipo y las puestas al día fomentan la colaboración y garantizan que los equipos y las personas estén en sintonía.

Las herramientas de videoconferencia proporcionan además la comunicación visual necesaria para crear un entorno de apertura y confianza para que las personas compartan y hagan preguntas, dejando poco espacio para las malas interpretaciones.

3. No tener confianza

La confianza es un elemento crucial de un equipo virtual cohesionado. Cuando los miembros del equipo confían en los demás, la gente se siente segura, lo que fomenta la transparencia y el intercambio de conocimientos.

Con la ausencia de interacciones cara a cara, generar confianza con personas que nunca has conocido no es nada sencillo.

Para fomentar la confianza en los equipos virtuales, es fundamental que los directivos articulen claramente los objetivos y prioridades del equipo y planifiquen bien los proyectos para que se desarrollen sin problemas y fomenten la mayor comunicación posible entre los miembros del equipo.

Las interacciones periódicas en línea y las actividades de creación de equipos infunden confianza entre los equipos y sientan las bases para una comunicación abierta y el intercambio de pensamientos e ideas.

4. No establecer expectativas claras

Los directivos deben asegurarse de que se comunican con frecuencia con los miembros del equipo y de que establecen expectativas claras y delegan tareas en consecuencia. Si no lo hacen, el resultado será:

  • Un equipo sin dirección
  • Duplicación de tareas
  • Mala gestión y caos

Para que los gerentes puedan hacer un seguimiento, es fundamental que tengan:

  • Reuniones periódicas con los equipos y los individuos para asegurar una clara alineación con los objetivos
  • Las revisiones periódicas uno a uno proporcionan retroalimentación
  • Crear un espacio para compartir ideas y abordar cualquier desafío particular

5. No tener empatía

La falta de Durante el último año, los directivos han tenido que mostrar más que nunca sensibilidad hacia las necesidades de los empleados. La pandemia ha puesto en primer plano la ansiedad, la soledad, los asuntos profesionales y familiares, y los directivos deben perfeccionar sus habilidades de empatía para garantizar que sus empleados se sientan seguros, valorados y escuchados.

“La falta de empatía en los directivos lleva a los trabajadores a sentirse infravalorados, desmotivados y deprimidos”

Las charlas informales de equipo mientras se toma un café, la existencia de una “política de puertas abiertas” virtual que anima a los miembros a hablar y compartir con los directivos y la celebración de eventos sociales virtuales, cultivan la atención, la seguridad y la pertenencia entre los empleados.

Los líderes con empatía harán comprobaciones periódicas con las personas, animándolas a abrirse, a compartir sus preocupaciones y, lo que es más importante, a ser escuchadas.

Algunas preguntas que los líderes empáticos pueden hacer a los miembros del equipo:

  • “¿Cómo va tu día?”
  • “¿Cómo te va con esta tarea?”
  • “¿Hay algo en lo que pueda ayudarte?”

6. No considerar los diferentes husos horarios

Cuando los equipos virtuales trabajan en distintas zonas horarias, los directivos deben tener en cuenta a todos los equipos a la hora de planificar las reuniones y coordinar los horarios de trabajo. Los plazos y la programación tienen que tener en cuenta los horarios de trabajo de los trabajadores remotos y deben planificarse para adaptarse a todos en la medida de lo posible.

No tener en cuenta los husos horarios puede causar resentimiento e insatisfacción entre ciertos equipos que suelen tener que atenerse a la hora y la conveniencia de otro equipo.

Por lo tanto, los directivos deben establecer protocolos para garantizar la equidad en los horarios de trabajo de todos los miembros del equipo global.

7. No ser capaz de gestionar los conflictos virtuales

La identificación y gestión de conflicos nunca es fácil en un entorno virtual. Sin la capacidad de resolver los conflictos, es probable que los directivos vean equipos desmotivados y que los buenos talentos abandonen la organización.

Para una buena gestión de conflictos virtuales, un directivo tiene que “escuchar” la comunicación que transmite el tono en que los individuos hablan o escriben a otros miembros del equipo. Las frases cortas o la falta de participación en las reuniones pueden ser una señal de que una persona no está contenta con una situación o con otro miembro del equipo.

Es importante cortar cualquier conflicto de raíz lo antes posible.

  1. Organizar una reunión con las partes en conflicto
  2. Escuchar para comprender de dónde viene el conflicto
  3. Establecer un plan sobre la mejor manera de resolver el conflicto

Una vez que todo el mundo está de acuerdo, es fundamental que los directivos comprueben periódicamente los progresos realizados mediante reuniones regulares con las partes interesadas. Los gerentes deben asegurarse de estar al tanto del asunto y seguir en contacto asiduamente con las partes implicadas hasta que se resuelva el problema.

8. No tener la formación suficiente para utilizar herramientas de comunicación

Los directivos deben reconocer que no todo el mundo está versado en la tecnología de la misma manera. No formar adecuadamente a los equipos en el uso de las herramientas de comunicación virtual hará que algunos miembros del equipo se sientan excluidos y perdidos.

Los cursos de formación que enseñan cómo aplicar las herramientas virtuales son cruciales para todos los empleados. El uso de las herramientas tecnológicas adecuadas es clave para un trabajo eficiente en equipos virtuales.

Con tantos disponibles en el mercado, es importante que todos los miembros de la organización se sientan seguros y contentos de utilizarlos.

9. Aplicar una microgestión de equipos excesiva

Al no haber un horario de oficina fijo, la mayoría de los empleados compaginan el trabajo desde casa con las tareas domésticas diarias, el cuidado de los niños y la familia. Para asegurarse de que los proyectos se entregan en el plazo previsto, los directores a veces se ven tentados a pedir un seguimiento constante y a microgestionar tareas minúsculas, lo que crea una presión y un estrés innecesarios en el equipo.

Proporcionar una estructura a los equipos antes de iniciar cualquier proyecto puede garantizar que tengan claras las tareas, el seguimiento y los plazos. La confianza es clave para dar a los miembros del equipo la libertad de trabajar a su conveniencia, siempre que las tareas se realicen dentro de estas estructuras organizadas.

10. Pasar por alto el desarrollo profesional y el coaching de los equipos

A medida que los equipos virtuales se convierten en la norma, los directivos deben poner sus miras en el desarrollo de las carreras de sus equipos a distancia. Los trabajadores necesitan sentirse valorados y saber que los directivos invierten en su crecimiento. De ahí que sea importante alimentar este crecimiento proporcionando formación virtual a los individuos y animándoles a aprender una multitud de habilidades disponibles en línea.

A menos que las empresas inviertan en el crecimiento de su carrera, los empleados se desvincularán y es más probable que abandonen la organización en busca de un mejor crecimiento y oportunidades en otro lugar.

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