¿Puedes elegir fácilmente a tu proveedor de formación en función de su respuesta a tu solicitud de propuesta (RFP)? ¿Puedes comparar fácilmente las ofertas recibidas? ¿Buscas una formación e-learning, virtual o mixta (blended)? ¿Comprenden los proveedores tus requisitos, o tendrás que dedicar mucho tiempo a responder a las preguntas para aclarar sus dudas? 

Preparar una Solicitud de Propuesta (RPF) profesional para servicios de formación es una habilidad importante. Supone un esfuerzo considerable para el personal y los responsables de los departamentos implicados, tanto de empresas privadas como de organizaciones del sector público. 

Learnlight tiene una amplia experiencia en la participación en concursos abiertos para la formación en idiomas, cultura y habilidades interpersonales. A continuación, compartiremos algunos consejos sobre la mejor manera de abordar este ámbito creciente de la licitación formal. 

Áreas que deben tenerse en cuenta al preparar un documento de solicitud de ofertas para servicios de formación lingüística y de habilidades 

 ¿Cómo encaja tu oferta en la estrategia de la empresa y la política de formación? 

 Estos son algunos pasos fundamentales que debes tener en cuenta antes de iniciar tu licitación: 

• Consultar con el departamento de dirección para asegurarse de que la formación adquirida se ajusta a los principales objetivos empresariales y a la estrategia de la empresa 
• Comprobar cómo encaja la formación requerida en el marco de competencias existente en la empresa o en la política de formación interna 
• Colaborar con los responsables de las unidades de negocio y los posibles participantes para obtener una imagen clara de sus necesidades 
• Determinar si las necesidades empresariales específicas impulsan la formación mediante licitación o si se solicita por otras razones, como el desarrollo personal. Puede ser que se adquieran diferentes tipos de capacitación en diferentes categorías o lotes. 
• Especificar qué habilidades se necesitan para qué funciones y a qué nivel 
• Decidir cuál es el mejor método de impartición: presencial, blended, etc. Véase la sección sobre terminología común a continuación  
• Determinar cómo se medirá o evaluará la adquisición de nuevas competencias. 

¿Hablas el mismo idioma que los licitadores? Es importante entender la terminología común. 

 La imprecisión de la terminología puede afectar gravemente a los licitadores que proporcionan información basada en su interpretación de los documentos de la licitación.  

Hoy en día, la mayor confusión se produce en torno a términos de uso común como e-learning, cursos en línea, cursos en vivo, cursos presenciales, formación blended, sincrónica, asincrónica o híbrida. Es fundamental que los servicios contratados estén bien definidos en el pliego de condiciones principal y que cualquier terminología elegida se utilice sistemáticamente en la documentación de precios correspondiente. 

¿Tu solicitud de propuesta (RFP) dará lugar a una respuesta clara? 

 La disposición lógica de los documentos de respuesta a la solicitud de oferta permite a los licitadores presentar su oferta de la forma más eficaz para una comparación justa y efectiva. El orden más lógico y natural de una respuesta típica a una solicitud de oferta incluirá:  

 Presentación de la empresa proveedora y contactos principales 

• Esquema de los “retos” a los que debe responder la oferta. De este modo se garantizará que la oferta se centre en las soluciones adecuadas, tal y como se indica en la documentación, y se abordarán con precisión estos temas. 
• Respuesta técnica con los servicios propuestos, la metodología elegida, las opciones de entrega y los perfiles de los formadores 

• Respuesta administrativa con información sobre cómo implementar los servicios, el acceso, el soporte, el seguimiento y el análisis. Esta sección debe incluir también una descripción de cómo se medirán y comunicarán los indicadores de rendimiento del proveedor.  
• Sección operativa con detalles sobre dónde se impartirá la formación, especificaciones técnicas de las plataformas de formación y sus integraciones, información sobre la seguridad de los datos, planes de calidad requeridos y certificación 
• Sección financiera, que corresponda a las categorías de formación adquiridas y a las situaciones pertinentes, como licencias de aprendizaje electrónico, dietas de viaje y alojamiento, costes de pruebas externas, etc. 
• Sección relativa al cumplimiento con cualquier documentación legal y contractual 

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¿Cuáles serán los indicadores del éxito de tu programa de formación? 

El documento de licitación debe especificar los criterios para medir el éxito de la formación. Algunos de los mejores indicadores de rendimiento para la formación orientada a la empresa suelen incluir el aumento de los niveles de competencia y un impacto positivo en el rendimiento en el trabajo. Sin embargo, esto puede implicar una evaluación por parte de terceros, como un organismo examinador externo o el análisis por parte de los responsables de la empresa. Aun así, tu oferta debe incluir los indicadores de rendimiento que los proveedores pueden proporcionar directamente, por ejemplo, los índices de satisfacción de los alumnos, la tasa de asistencia y el nivel de compromiso, etc.  

¿De qué forma generarás compromiso con el proveedor durante el proceso de licitación? 

Ni siquiera el documento de solicitud de propuesta más detallado y profesionalmente preparado sustituirá el compromiso activo con los proveedores. Organizar una reunión con los posibles proveedores antes de lanzar la licitación podría revelar nuevos enfoques del servicio requerido o aclarar cualquier ambigüedad en la comprensión del alcance de la licitación. Del mismo modo, las presentaciones podrían ser una parte valiosa del proceso de licitación, dando vida a la documentación detallada. Mantener un diálogo activo con los proveedores durante el periodo de contratación dará lugar a un proceso más eficiente y a respuestas más significativas a la solicitud de oferta, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.