La pandémie de 2020 a forcé de nombreuses entreprises à accélérer leur transformation digitale en adoptant au pied levé le télétravail généralisé, et avec lui les réunions virtuelles. Dans ce nouvel environnement de travail, le manager est devenu subitement un manager à distance et a dû revoir sa manière de diriger une équipe, sans avoir eu le temps de se former. Pour aider les managers à évoluer dans cette « nouvelle normalité », nous avons listé 8 compétences-clés pour piloter une équipe à distance.

Chez Learnlight, nous sommes depuis longtemps spécialistes du travail à distance, avec des équipes basées dans le monde entier. Si l’on prend l’exemple du département Marketing, ses membres sont répartis en Espagne, au Portugal ou encore en Hongrie. Et ce constat vaut pour l’ensemble des départements chez Learnlight.

Cette expertise nous a permis d’aider et accompagner au mieux nos clients lors de leur transformation digitale, notamment lors de la première vague de pandémie. Nous proposons ainsi des parcours d’apprentissage en anglais autour des compétences utiles pour gérer une équipe à distance, telles que :

• Donner et recevoir des feedbacks
• Gérer les conflits
• Manager une équipe interculturelle…

Dans ce cadre, et à l’heure des entretiens individuels d’évaluation de fin d’année où les managers doivent avoir plus que jamais les moyens d’accompagner leurs équipes afin de les évaluer, nous avons dressé une liste de 8 compétences-clés pour manager des équipes virtuelles.

1. Définir des process de travail

Chaque personne a une façon différente de s’acquitter de ses tâches. La définition de processus opérationnels à suivre – autrement dit de normes de travail – peut réduire le temps nécessaire pour atteindre le résultat souhaité. En définissant des systèmes de travail réutilisables sur d’autres tâches, l’équipe a généralement moins de questions et a une idée de la durée de certaines tâches.

La difficulté : ces flux opérationnels doivent être à la fois normalisés pour permettre une efficacité maximale mais aussi adaptés pour laisser à chaque membre de l’équipe la liberté nécessaire à l’accomplissement de la tâche de la manière la plus adaptée à ses capacités.

Ce qu’apprécie l’équipe : avoir une vision claire de la durée nécessaire pour accomplir la tâche.

2. Proposer des objectifs clairs et détaillés

Le simple fait de dire à quelqu’un de faire quelque chose n’est généralement pas la façon la plus populaire de manager une équipe. Même constat pour la micro-gestion, raison pour laquelle certains managers évitent de donner des instructions trop détaillées.

Le mieux est de fournir des descriptions assez détaillées des tâches avec des exemples de ce à quoi le résultat final devrait ressembler. Donnez à l’équipe la liberté de l’exécuter plutôt que de lui donner moins d’instructions et de devoir faire face à d’éventuels malentendus par la suite.

Ce qu’apprécie l’équipe : avoir une définition détaillée du résultat final attendu.

3. Renforcer la confiance

La confiance est un élément essentiel du travail dans un environnement virtuel. Développer la confiance n’est pas chose facile. Lorsque les managers établissent des relations virtuelles avec leur équipe, ils doivent les construire au niveau individuel. Cela n’est pas aussi facile que de discuter en personne ou de déjeuner ensemble. Dans le cadre de relations à distance, les besoins de chaque membre de l’équipe doivent être identifiés et pris en considération.

Le partage d’information est également important pour s’assurer que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde. C’est le rôle du manager de créer une relation ouverte et honnête lorsque les membres de l’équipe interagissent librement et partagent leurs points de vue et leurs idées avec le groupe. En tant que responsable virtuel, il doit être prêt à assumer des responsabilités et être disponible pour tous les membres de son équipe.

Ce qu’apprécie l’équipe : être écouté et compris de manière individuelle.

4. Organiser des réunions efficaces

Des réunions efficaces et productives sont la clé du succès d’une équipe virtuelle. Prévoyez des réunions courtes avec des ordres du jour clairs, en privilégiant la vidéo. En invitant les membres de son équipe à allumer leur webcam, le manager optimise ses chances de créer du lien au sein de l’équipe et limiter les risques d’incompréhension, tout en maximisant l’engagement de chacun.

Le fait de programmer les réunions au même moment le même jour de la semaine contribue à créer une routine. Les routines fournissent à l’équipe un élément auquel elle est habituée et qu’elle connaît bien. En retour, cela met l’équipe à l’aise et réduit le stress.

Ce qu’apprécie l’équipe : avoir une routine et ne pas perdre de remps en réunion.

5. Développer son intelligence émotionnelle

Les relations sont plus difficiles à distance. Lorsque votre équipe est virtuelle, prenez le temps d’établir des relations avec chacun, et encouragez les membres de l’équipe à le faire aussi entre eux. Faites preuve d’empathie et posez plutôt des questions à son sujet pour apprendre et comprendre qui elle est. C’est là qu’intervient l’intelligence émotionnelle, dans la capacité du manager à reconnaître, évaluer et gérer les émotions des membres de son équipe.

Ne limitez pas la conversation au professionnel. En donnant à vos collègues un petit aperçu de votre vie personnelle, vous les aidez à se faire une meilleure idée de toutes vos facettes, ce qui leur permet de vous faire confiance et de se sentir à l’aise avec vous.

Ce qu’apprécie l’équipe : être mieux compris et être plus à l’aise dans les échanges.

6. Tirer parti de la technologie

Piloter une équipe à distance nécessite d’utiliser toute la technologie disponible afin d’être le plus efficace possible. En posant quelques questions et en faisant un peu de lecture en ligne, vous trouverez probablement les bons outils pour soutenir tout défi auquel votre équipe est confrontée, qu’il s’agisse de messageries professionnelles (Outlook, Gmail…), de messagerie instantanée (Teams, Slack…), de vidéoconférence (Zoom, Teams, Skype…), de stockage et partage de documents (Dropbox, Google Drive, SharePoint…) ou de gestion de mots de passe (LastPass…).

Il est également très important d’utiliser les outils de gestion de projet. Ces outils collaboratifs en ligne sont idéaux pour assurer le suivi des délais. Des outils comme Trello, Monday ou Teamwork (pour n’en citer que certains) envoient également des alertes et des rappels de délais et vous donnent un aperçu rapide, quotidien, hebdomadaire ou mensuel, de ce qui doit être fait, par qui et quand.

Ce qu’apprécie l’équipe : utiliser des outils adaptés et utilisables partout.

7. Optimiser sa communication

Si la communication est essentielle pour diriger une équipe à distance, une communication efficace est primordiale. Une communication est efficace lorsque le message qui est transmis est reçu exactement comme prévu. L’e-mail, les messages des messageries instantanées et la vidéoconférence ne sont que quelques-uns des moyens de communication dont disposent les équipes virtuelles. Il est donc important d’utiliser les meilleurs outils de communication disponibles.

Pour optimiser leur utilisation, établissez des directives pour votre équipe. Ces lignes directrices peuvent inclure le mode de communication prioritaire ou les canaux appropriés pour discuter des questions importantes. Une communication efficace, sans friction et rapide aide les équipes virtuelles à s’entendre correctement et à rester sur la bonne voie.

Ce qu’apprécie l’équipe : connaître les canaux de communication adaptés à chaque message.

8. Développer ses compétences interculturelles

Si vous dirigez une équipe multiculturelle à distance, il y a de fortes chances qu’il s’agisse également d’une équipe internationale dont les membres viennent de différentes cultures et évoluent dans différents fuseaux horaires. Cela signifie pour le manager devoir naviguer entre des styles de communication et des préférences de travail qui peuvent être en contradiction avec les siennes ou avec celles des autres membres de l’équipe.

Le manager doit être prêt à écouter, s’informer sur les autres normes culturelles et dépasser les stéréotypes liés à la nationalité. Si un membre de l’équipe participe peu aux réunions en ligne, réfléchissez à la manière dont la réunion est gérée, s’il a besoin d’un soutien linguistique supplémentaire – et assurez-vous de prendre le temps de lui parler en tête-à-tête pour identifier et lever tous les freins éventuels.

Ce qu’apprécie l’équipe : voir sa propre culture comprise et prise en compte.