Ein Großteil des englischsprachigen Austauschs im Geschäftsleben erfolgt schriftlich in Form von E-Mails, Berichten oder Chats in Instant-Messaging-Systemen wie Teams oder Slack. Deshalb ist es genauso wichtig zu wissen, wie man eine E-Mail auf Englisch schreibt, wie man sie spricht (siehe unseren Artikel „8 praktische Tipps für die Leitung eines Meetings auf Englisch„).

Gute Englischkenntnisse sind auch ein Wettbewerbsfaktor für die Organisation, da sie eine effektive Kommunikation sowohl intern als auch mit Kunden und Partnern ermöglichen. Damit Ihr Team effektiv auf Englisch kommunizieren kann, haben wir 5 Tipps für das Schreiben einer professionellen E-Mail auf Englisch zusammengestellt.

1. Anpassung der Nachricht an den Empfänger

Beim Verfassen einer E-Mail in englischer Sprache ist es wichtig, den Ton und das Vokabular an den Empfänger anzupassen, je nachdem, ob Sie die Person kennen oder nicht. Zum Beispiel in der Einleitung: „Hello John“ (oder sogar „Hi John“, wenn Sie Ihren Gesprächspartner bereits kennen) oder „Dear John“ oder „Dear Mr. Doe“ (die formellste Variante). Nach der Begrüßung können Sie auch « I hope you’re fine » oder « I hope you had a great weekend » sagen, wenn Sie Ihre E-Mail an einem Montag versenden, und dann mit dem Inhalt Ihrer Nachricht beginnen.

Zum Abschluss kann man den Ausdruck „Best regards“ oder „Regards“ oder „Yours faithfully“ (die förmlichste Form) verwenden. Wenn Sie möchten, können Sie vorher einen schönen Tag („Have a nice day“) oder ein schönes Wochenende („Have a nice weekend“) wünschen.

2. Einfach halten

Wenn Sie eine Fremdsprache sprechen, ist es immer am besten, wenn Sie sich einfach ausdrücken. Halten Sie Ihre E-Mail also immer einfach, ohne komplizierte Formulierungen, die aus dem Zusammenhang gerissen oder falsch interpretiert werden könnten.

Im Allgemeinen bevorzugen englische Leser einfache, direkte und klare Botschaften. Legen Sie also eine lesbare Struktur fest. Verwenden Sie Aufzählungspunkte („bullet points“), wenn Sie die Schritte mit den verschiedenen Beteiligten zusammenfassen, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten.

3. Korrekturlesesoftware verwenden

Um sicherzugehen, dass Ihre Nachricht keine Fehler enthält, bevor Sie sie abschicken, können Sie eine Korrektur-Software verwenden. Es gibt mehrere frei verfügbare im Internet. Eines der am häufigsten verwendeten Programme ist Grammarly.

Die Anwendung kann über eine Erweiterung auf alle PCs und Browser heruntergeladen werden. Dieser intelligente Algorithmus erkennt Fehler bei der Texteingabe und kümmert sich um Grammatik-, Rechtschreib-, Wortschatz- und Zeichensetzungsfehler. Eine willkommene Hilfe beim Schreiben einer E-Mail auf Englisch.

4. Vorsichtig mit der Betreffzeile

Unabhängig von der verwendeten Sprache ist die Betreffzeile einer E-Mail sehr wichtig. Nehmen Sie sich die Zeit, sie mehrmals zu überarbeiten und durchzulesen, bevor Sie Ihre Nachricht abschicken. Die Betreffzeile sollte kurz und prägnant sein und die wichtigsten Informationen in Ihrer Nachricht klar zusammenfassen.

Sie können ein Stichwort am Anfang der Betreffzeile setzen, z. B. „Request“ (Anfrage), „Help“ (Hilfe), „Request for information“ (Informationsanfrage), „Application“ (Bewerbung), „Meeting“ (Besprechung), „Payment Reminder“ (Zahlungserinnerung). Auf diese Weise kann der Empfänger die Art Ihrer Nachricht sofort verstehen.

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5. Berücksichtigung der kulturellen Unterschiede

Wie wir bereits in unserem Artikel „8 praktische Tipps für die Durchführung eines Meetings auf Englisch“ erwähnt haben, ist eine Sprache auch eine Kultur mit ihren Codes, die sich manchmal sehr von den Ihren unterscheiden. Dies sollten Sie beim Verfassen einer E-Mail in englischer Sprache bedenken.

So sind Amerikaner und Kanadier sehr direkt in ihrer Kommunikation und damit näher an der französischen Art zu kommunizieren. Die Briten hingegen sind eher indirekt und vermeiden Konflikte. Wenn Sie es mit einem Briten zu tun haben, sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre Gedanken schriftlich in einer positiven Art und Weise darlegen und negative Formulierungen in Ihrer E-Mail vermeiden.

Wenn Sie mehr über multikulturelle Teams auf Distanz erfahren möchten, laden Sie unser eBook „Das Führen von multikulturellen Teams in einer virtuellen Arbeitswelt“ herunter.

Nützliche Ausdrücke für Ihre Emails auf Englisch:

Grüße:

• Hello / Hey / Hi = Hallo
• Good morning / Morning = Guten Morgen / Morgen
• Good afternoon / Afternoon = Guten Tag / Nachmittag
• Dear X = Sehr geehrte(r) Herr / Frau X
• To whom it may concern = An alle, die es betrifft

Einleitung:

• How are you? = Wie geht es Ihnen?
• I hope you are well / I hope this email finds you well = Ich hoffe, es geht Ihnen gut / dass es Ihnen gut geht
• Hope you had a nice weekend = Ich hoffe, Sie hatten ein schönes Wochenende
• Happy Friday! = Frohen Freitag!

Antwort auf eine E-Mail:

• Thank you for your email = Vielen Dank für Ihre E-Mail
• Thank you for your prompt reply = Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort
• Following your recent email = Nach Ihrer kürzlich erhaltenen E-Mail
• Further to your last email = Im Anschluss an Ihre letzte E-Mail
• Regarding your request for information = Zu Ihrem Auskunftsersuchen

Nachfragen:

• I just wanted to follow up on = Ich wollte nur noch einmal auf
• I wondered if you had a chance to review = Hatten Sie schon die Gelegenheit, die
• Do you have any update on = Haben Sie einen aktuellen Stand über

Anhang:

• Please find below = Im Folgenden finden Sie
• Please find attached = Im Anhang finden Sie

Danksagung:

• Thank you / Thanks = Dankeschön / Danke
• Thanks very much / Thank you very much / Thanks a million = Vielen Dank / Vielen Dank / Tausend Dank

Herzlichen Glückwunsch:

• Well done! = Gut gemacht!
• Great job! / Excellent job! = Großartige Arbeit! / Ausgezeichnete Arbeit!
• Very impressed! = Sehr beeindruckt!
• Keep it up = Weiter so

Ermutigung:

• We’re nearly there / It’s coming / We will get there = Wir sind fast da / Es kommt / Wir werden es schaffen
• You’re doing a great job = Sie machen einen tollen Job
• We’re heading in the right direction = Wir sind auf dem richtigen Weg

Schlussfolgerung:

• Please, do not hesitate to contact me for any further information = Bitte zögern Sie nicht, mich für weitere Informationen zu kontaktieren
• If you need any further assistance, please do contact me = Falls Sie weitere Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an mich
• I look forward to hearing from you soon = Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören
• Many thanks in advance for your help = Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe

Sie haben jetzt alle Schlüssel um gute Emails auf Englisch zu schreiben, also good luck!