Fällt es Ihnen leicht, einen Fortbildungsgsanbieter anhand der Antworten auf Ihre Ausschreibung auszuwählen? Können Sie die erhaltenen Angebote einfach vergleichen? Sind Sie auf der Suche nach e-Learning, virtuellen oder kombinierten Weiterbildungsangeboten („Blended Training“)? Verstehen Anbieter Ihre Anforderungen oder müssen Sie viel Zeit für die Beantwortung von Fragen aufwenden?

Die Erstellung einer professionellen Ausschreibung für Fortbildungsdienstleistungen erfordert wichtige Fähigkeiten und ist mit einem großen Aufwand für die Einkäufer und Manager sowohl im öffentlichen als auch im privaten Bereich verbunden.

Learnlight verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Teilnahme an allgemeinen Auswahlverfahren für Sprach-, Kultur- und Soft Skills-Trainings. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie diesen wachsenden Bereich der formellen Ausschreibung am besten in Angriff nehmen können.

Was müssen Sie bei der Erstellung eines Ausschreibungsdokuments für Sprach- und Soft Skills-Trainingsangebote beachten? 

Wie passt die Ausschreibung in Ihre Unternehmensstrategie und Weiterbildungspolitik?

Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie beachten sollten, bevor Sie Ihre Ausschreibung veröffentlichen:

• Stellen Sie durch Absprache mit der Geschäftsleitung sicher, dass das ausgeschriebene Training zu den Geschäftszielen und der Unternehmensstrategie passt.
• Prüfen Sie, wie das erforderliche Training in den bestehenden Kompetenzrahmen des Unternehmens oder die interne Weiterbildungspolitik passt.
• Binden Sie Bereichsleiter und potenzielle Teilnehmer ein, um ein klares Bild ihrer Anforderungen zu erhalten.
• Stellen Sie fest, ob ein Training aufgrund spezieller Geschäftsanforderungen oder aus anderen Gründen wie persönlicher Entwicklung benötigt wird. Es kann sinnvoll sein, verschiedene Arten von Fortbildungen für mehrere Kategorien oder Bedürfnisse anzuschaffen.
• Bestimmen Sie, welche Fähigkeiten für welche Aufgaben nötig sind, und auf welchem Niveau.
• Entscheiden Sie, welche die beste Lernmethode ist – Face-to-Face, „Blended Learning” usw. Siehe dazu den Abschnitt über die gängige Terminologie weiter unten.
• Entscheiden Sie, wie der Erwerb neuer Fähigkeiten gemessen oder getestet wird.

Sprechen Sie dieselbe Sprache wie Ihre Anbieter? Warum ist es so wichtig, die gängige Terminologie zu verstehen?

Ungenaue Terminologie kann erhebliche Auswirkungen auf die Bewerber haben, da sie ihr Angebot auf Basis ihrer Interpretation der Ausschreibungsunterlagen erstellen.

Die meisten Unklarheiten betreffen häufig gebrauchte Begriffe wie e-Learning, Onlinekurs, Live-Kurs, Face-to-Face, „Blended Learning“, synchrones, asynchrones oder hybrides Lernen. Es ist äußerst wichtig, die zu beschaffenden Dienstleistungen im Ausschreibungstext genau zu definieren und die gewählte Terminologie in der dazugehörenden Preisdokumentation einheitlich zu verwenden.

Werden Ihre Ausschreibungsunterlagen zu einer eindeutigen Antwort führen?

 Durch die logische Gliederung von Antwortformularen der Ausschreibung können Anbieter ihr Angebot so effektiv wie möglich für einen fairen und aussagekräftigen Vergleich präsentieren. Die sinnvollste und natürlichste Reihenfolge einer typischen Antwort auf eine Ausschreibung ist folgende:

• Firmenpräsentation des Anbieters und Hauptansprechpartner
• Übersicht der „Herausforderungen”, die durch die Ausschreibung bewältigt werden sollen. Dies soll sicherstellen, dass das Angebot auf die in der Dokumentation beschriebenen Probleme genau eingeht und sich auf geeignete Lösungen konzentriert.
• Fachliche Angaben mit Serviceangeboten, gewählter Methodik, Vortragsweisen und Trainerprofilen
• Administrative Angaben mit Informationen über die Implementierung der Serviceleistungen in Bezug auf Zugang, Support, Monitoring und Analyse. Dieser Bereich sollte auch eine Beschreibung beinhalten, wie die Leistungsindikatoren von Anbietern gemessen und dargestellt werden.
• Operativer Bereich mit Details zu Fortbildungsunterkünften, technischen Angaben zu Fortbildungsplattformen und deren Integration, Informationen zu Datensicherheit, erforderlichen Qualitätsplänen und Zertifizierungen
• Finanzieller Bereich, der Trainingskategorien und relevante Szenarien in Zusammenhang bringt, wie z.B. e-Learning-Lizenzen, Reisekosten- und Übernachtungszuschuss, externe Prüfungskosten usw.
• Compliance-Teil mit allen rechtlichen und vertraglichen Unterlagen

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Welche Indikatoren verraten Ihnen, dass Ihr Trainingsprogramm erfolgreich ist? 

In Ihren Ausschreibungsunterlagen sollten die Kriterien zur Messung des Trainingserfolges angeführt sein. Zu den besten Leistungsindikatoren für berufliches Training gehören in der Regel ein verbessertes Level der Kenntnisse und positive Auswirkungen auf die berufliche Leistungsfähigkeit. Dies kann jedoch eine Beurteilung durch Dritte wie externe Prüfer oder firmeninterne Vorgesetze beinhalten. Ihre Ausschreibung sollte aber trotzdem jene Leistungsindikatoren beinhalten, die die Anbieter selbst bereitstellen können, zum Beispiel Zufriedenheitsbewertungen von Kursteilnehmern, Teilnahmequoten, Beteiligungsniveau usw.

Wie beziehen Sie den Anbieter während des Ausschreibungsprozesses mit ein? 

Selbst das detaillierteste und professionellste Ausschreibungsdokument ersetzt nicht die aktive Zusammenarbeit mit den Anbietern. Ein Treffen mit potenziellen Anbietern vor der Veröffentlichung ihrer Ausschreibung kann neue Ansätze für die erforderten Dienstleistungen aufzeigen und jegliche Unklarheiten in Bezug auf den Umfang der Ausschreibung beseitigen. Auch Präsentationen können ein wertvoller Teil des Ausschreibungsverfahrens sein, da sie detaillierte Dokumentationen anschaulich darstellen. Die Aufrechterhaltung eines aktiven Dialogs mit Anbietern während des Beschaffungsvorganges macht diesen Prozess effizienter und führt zu aussagekräftigeren Antworten auf Ihre Ausschreibung, wodurch Zeit und Geld gespart werden.