Die COVID-19-Pandemie hat nicht nur zu einer Beschleunigung der Telearbeit und der Fernarbeit geführt, sondern auch zu einer Zunahme virtueller Sitzungen – insbesondere in englischer Sprache. Wie jede Präsentation oder jedes Vorstellungsgespräch auf Englisch (siehe unten) muss auch eine Besprechung auf Englisch vorbereitet werden. Nachfolgend finden Sie unsere Tipps, wie Sie ein Meeting auf Englisch effektiv leiten können.

1. Beginnen Sie das Meeting auf Englisch

Eine Sitzung in englischer Sprache wird genauso durchgeführt wie in jeder anderen Sprache. Ob von Angesicht zu Angesicht oder virtuell hinter dem Bildschirm, jeder beginnt damit, die Zuhörer mit einem „Good morning everyone“ zu begrüßen, wenn die Sitzung am Morgen stattfindet, oder mit einem „Good afternoon“ am frühen Nachmittag. Während ein „Hello“ an die Versammlung unter allen Umständen angebracht ist, kann auch ein informelleres „Hi everyone“ verwendet werden, wenn Sie die anderen Teilnehmer bereits kennen (z. B. bei regelmäßigen Treffen zwischen Mitgliedern desselben Teams).

Wenn Sie die Sitzung leiten, besteht Ihre Aufgabe auch darin, die Sitzung von Anfang an zu gestalten, indem Sie beispielsweise einige Minuten für Nachzügler einräumen: „Let’s wait a few minutes so everyone can join“. Im Falle eines virtuellen Meetings (über Instant-Messaging-Dienste wie Teams oder Slack) sollten Sie die Teilnehmer daran erinnern, ihr Mikrofon gegebenenfalls stumm zu schalten: „Please make sure you mute yourself before we start the meeting“. Das war’s, Sie können „Let’s get started“ sagen, um die Besprechung auf Englisch zu beginnen.

2. Ankündigung der Ziele und Erinnerung an den Kontext

Eine Sitzung hat einen bestimmten Zweck: ein Projekt voranzubringen, eine bestimmte Maßnahme zu bestätigen, die Mitarbeiter zu informieren usw. Es ist daher wichtig, dies zu Beginn der Sitzung zu wiederholen, um sicherzustellen, dass der Zweck der Sitzung jedem Teilnehmer klar ist, bevor sie beginnt. Dazu können Sie die folgenden Formeln verwenden:

• « We are here today to speak about… »
• « Our goal today is… »
• « Just as a reminder, I organized this meeting to discuss… »

Falls erforderlich, können Sie die in der vorangegangenen Sitzung angesprochenen Punkte wiederholen:

• « In our last meeting, we agreed that… »

Sie können dann den Ablauf der Sitzung ankündigen und die Punkte auflisten, die während der Sitzung behandelt werden sollen:

• « Today, we have x items on the list. »
• « This is our list of topics today : … »

3. Verteilen Sie das Wort.

Es ist wichtig zu wissen, wie man das Wort in einer Sitzung verteilt, um die Diskussion in Gang zu halten und sicherzustellen, dass sich alle beteiligen. Sie können zum Beispiel die Teilnehmer am Tisch um Ideen oder Feedback bitten:

• « Let’s share what everyone thinks about that idea »
• « Do you have any comment or question? »

Vergessen Sie nicht, der Person, die gerade ihre Meinung geäußert hat, zu danken:

• « Thank you for your feedback »

Um einfach das Wort zu erteilen, können Sie den folgenden Wortlaut verwenden:

• « Now let’s go to X to talk about… »
• « X, would you mind sharing with the team what it is about? »
• « X, maybe you would like to explain this point a little bit further? »

Bevor Sie zum nächsten Punkt übergehen, vergewissern Sie sich, dass alle zu Wort gekommen sind, indem Sie ein letztes Mal fragen, ob jemand noch eine Meinung zu dem Thema hat: « Is there any other comment on this ? ».

4. Entgegennahme von und Reaktion auf Kommentare/Kritik

Eine Sitzung zu leiten bedeutet, dass man sich den Kommentaren und der Kritik der Teilnehmer aussetzt. Es ist daher am besten, sich im Voraus vorzubereiten und Fragen oder Bemerkungen von Mitarbeitern oder externen Gesprächspartnern (Kunden, Partner usw.) zu berücksichtigen. Zögern Sie nicht, eine Liste möglicher Rückmeldungen zu erstellen, die Sie erhalten könnten, und bereiten Sie Ihre Argumente im Voraus vor. Seien Sie diplomatisch, bevor Sie erklären, warum Sie nicht einverstanden sind:

• «I understand your point but at the same time,…»
• «I see where you’re coming from but the initial idea was to…»
• «I think you’re right in a way because…but if we look at this issue from another perspective then…»
• «Maybe we should vote on this point? »

Es kann jedoch vorkommen, dass Sie mit einer Frage nicht weiterkommen oder nicht alle Antworten geben können. Hier sind einige Ausdrücke, die in diesem Fall zu verwenden sind:

• « Let me have a look and get back to you on this point »
• « I will make a note and double check this first thing tomorrow »
• « I will speak to X to see what they think and get back to you shortly »

Further reading

5. Den Zeitplan einhalten

Eine Sitzung dauert in der Regel eine Stunde (oder zwei bei großen Projekten). Es ist daher wichtig, den Zeitplan zu überprüfen, um zu vermeiden, dass das Zeitfenster überschritten wird (die anderen Teilnehmer werden nach der Sitzung wahrscheinlich mit anderen Aufgaben beschäftigt sein), und um sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit haben, um alle ursprünglich geplanten Punkte durchzugehen.

Die Einhaltung des Zeitplans bedeutet, dass die Redezeit jedes Teilnehmers zugewiesen wird und dass vor dem Ende der Sitzung noch genügend Zeit bleibt. Wenn Sie in Rückstand geraten sind, können Sie alle auffordern, ein wenig schneller zu werden mit :

• « We’re running a bit out of time, so we’ll need to go over the next points quickly please »
• « We have only X minutes left, so let’s try to go straight to this point »

Wenn es zu spät ist, um einen Punkt zu besprechen, können Sie ihn nach Möglichkeit auf die nächste Sitzung verschieben, und wenn es sich nicht um einen blockierenden Punkt handelt: « Maybe we can get back to this point in our next meeting ».

6. Beenden Sie die Sitzung

Es ist an der Zeit, die Sitzung zu beenden. Bevor den Teilnehmern gedankt wird, ist es wichtig, die Liste der während der Sitzung gefassten Beschlüsse zusammenzufassen, wobei Formeln wie die folgenden verwendet werden sollten:

• « To summarise what we said… »
• « We agreed on the following points: »
• « To conclude this session… »
• « To wrap up this meeting… »

Bitte schreiben Sie diese Liste auf und senden Sie die Zusammenfassung nach der Sitzung per E-Mail an alle Teilnehmer. Geben Sie dabei gegebenenfalls an, wer für die einzelnen Maßnahmen, die während der Sitzung beschlossen wurden, verantwortlich ist und wann sie umgesetzt werden sollen. Sie könnten Ihre E-Mail zum Beispiel mit « Meeting X – Minutes » betiteln.

7. Dank an die Teilnehmer

Bevor Sie das Treffen beenden, vergessen Sie nicht, den Teilnehmern zu danken. Sie können einfach sagen:

• « Thank you all for coming »
• « Thank you all for joining »
• « Thank you all for your time and contibution today »

Wenn Sie ein virtuelles Treffen mit einer großen Anzahl von Teilnehmern veranstalten, können Sie auch eine schriftliche Dankesnachricht in den Chatraum stellen.

Bevor Sie sich verabschieden, erinnern Sie sie ein letztes Mal an den nächsten Termin, wenn es sich um ein reguläres Treffen handelt:

• « Enjoy the rest of the day and see you next… »
• « We’ll see everyone next… ».

Es ist an der Zeit, die Teilnehmer mit einem „Bye everyone“ oder einfach „Bye“ zu begrüßen.

8. Interkulturelle Kompetenz in die Praxis umsetzen

Ein letzter Ratschlag: Vergessen Sie nicht, dass eine Sprache auch eine Kultur ist, die ihre eigenen Codes hat, die sich manchmal sehr von den Ihren unterscheiden. Ein Engländer wird es vorziehen, Konflikte zu vermeiden. Wenn Sie es mit einem Briten zu tun haben, sollten Sie höflich sein und Ihre Gedanken in einer positiven Art und Weise darstellen.
Seien Sie warmherzig und vermeiden Sie negative Ausdrücke, um ein reibungsloses und effektives professionelles englisches Meeting zu gewährleisten.

Wenn Sie mehr über multikulturelle Teams auf Distanz erfahren möchten, laden Sie unser eBook „Das Führen von multikulturellen Teams in einer virtuellen Arbeitswelt“ herunter.

Nützliche Ausdrücke für Ihre Meetings auf Englisch :

Beginn der Sitzung

• Let’s get started ! = Fangen wir an!
• Shall we start? = Sollen wir anfangen?
• Let’s wait a few minutes so everyone can join = Warten wir noch ein paar Minuten, damit alle mitmachen können.
• Please make sure you mute yourself before we start the meeting = Bitte stellen Sie sicher, dass Sie sich selbst stumm schalten, bevor wir mit der Sitzung beginnen
• Has everyone received the agenda? = Haben alle die Tagesordnung erhalten?
• Can everyone see the screen? = Kann jeder den Bildschirm sehen?
• Can you all hear me? = Könnt ihr mich alle hören?

Bekanntgabe der Ziele

• The purpose of this meeting is to = Das Ziel dieser Sitzung ist es
• We need to discuss x topics = Wir müssen x Themen diskutieren
• Today, we have x items on the list = Heute haben wir x Punkte auf der Liste
• Here’s our list of topics today = Hier ist unsere heutige Themenliste

Das Wort erteilen

• Who would like to start? = Wer möchte anfangen?
• Let’s see what everyone thinks about that idea = Mal sehen, was alle von dieser Idee halten
• Who would like to speak? = Wer möchte das Wort ergreifen?
• Thank you for your feedback = Vielen Dank für Ihr Feedback
• Now let’s go to X to talk about…  = Jetzt gehen wir zu X und sprechen über…
• X, would you mind telling the team what it is about? = X, würden Sie dem Team bitte sagen, worum es geht?
• Do you have any comment? = Haben Sie irgendwelche Kommentare?
• Is there any other comment or question?  = Gibt es weitere Kommentare oder Fragen?

Entgegennahme und Beantwortung von Kommentaren

• Let me have a look and get back to you on this point = Ich werde mir das ansehen und auf diesen Punkt zurückkommen
• I will make a note and double check this first thing tomorrow = Ich werde mir das notieren und gleich morgen früh nachsehen.
• I will speak to X to see what they think and get back to you shortly = Ich werde mit X sprechen, um zu sehen, was er/sie denkt, und mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.
• Would you like to clarify this point? = Könnten Sie diesen Punkt klären?
• What do you mean/In what sense? = Wie meinen Sie das?

Entgegennahme und Beantwortung von Kommentaren

• We’re running a bit out of time, so we’ll need to go over the next points quickly please = Wir sind ein wenig spät dran, deshalb müssen wir die folgenden Punkte kurz ansprechen.
• We have only X minutes left, so let’s go straight to this point = Wir haben nur noch X Minuten Zeit, also lassen Sie uns gleich zur Sache kommen.
• Maybe we can get back to this point in our next meeting = Vielleicht können wir bei der nächsten Sitzung auf diesen Punkt zurückkommen.
• Let’s move on to the next point = Lassen Sie uns zum nächsten Punkt übergehen
• Let’s get back on track = Zurück zum Thema

Abschluss des Treffens

• To summarise what we said = Zusammengefasst haben wir gesagt
• To conclude this session / To wrap up this meeting = Zum Abschluss dieses Treffens
• We’ve covered everything = Wir haben alles besprochen
• Let’s close= Lasst uns zusammenfassen
• Shall we close this item ? = Wollen wir dieses Thema beenden

Dank an die Teilnehmer

• Thank you all for coming and have a lovely rest of the day
• Thank you all for joining and sharing your thoughts
• See you next…
• We’ll see everyone next…
• Meeting X – Minutes = Protokoll der Sitzung X (für eine E-Mail mit einer Zusammenfassung nach der Sitzung)

Sie haben nun alle Schlüssel für die Verwaltung Ihrer Sitzungen auf Englisch – Good luck!