Wie wir alle wissen, hat die globale Pandemie unsere Art und Weise zu arbeiten völlig auf den Kopf gestellt. Virtuelle Teams haben haben sich etabliert und sind für die meisten Unternehmen rund um den Globus zur Norm geworden. Laut werden bis zum Jahr 2025 etwa 70% der Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten.

Obwohl es unzählige Vorteile des virtuellen Arbeitens gibt, kann sich das Führen von geographisch verteilten Teams für Manager auch als sehr problematisch erweisen. Sie müssen sich nämlich umstellen, da sie ihre Teams nicht mehr von physischen Büros aus leiten, sondern von virtuellen Büros.

Werfen wir nun einen Blick auf die 10 häufigsten Fehler, die sich nachteilig auf virtuelle Teams auswirken.

1. Die Nichtberücksichtigung kultureller Unterschiede

Die Führung eines globalen Teams ist für jeden Manager eine komplizierte Angelegenheit. kann mit zahlreichen Herausforderungen behaftet sein. Wenn international aufgestellte Teams ihre eigenen kulturellen Werte, Überzeugungen und Wahrnehmungen mitbringen, gibt es zwangsläufig Sprach- und Kommunikationshürden sowie Kultur- und Zeitzonenunterschiede.

Wenn global verteilte Teams zusammenkommen, kommt es zwangsläufig zu Produktivitätsverlusten aufgrund von Zeitverlust und Fehlkommunikation. Solange Manager nicht eine globale Denkweise annehmen und ihren Teams ein gewisses vermitteln, werden sie weiterhin vor riesigen Herausforderungen stehen.

Ein aktuelles Beispiel, das mir in den Sinn kommt, ist der Fall eines virtuellen Teams eines in den USA ansässigen großen IT-Unternehmens. Man stellte fest, dass die indischen Kollegen bei virtuellen Projektplanungsmeetings im Allgemeinen nur zögerlich interagierten, Fragen stellten und sich auf gleicher Höhe mit den anderen Kollegen am Meeting beteiligten.

• „Ich wünschte, sie wären weniger zurückhaltend beim Stellen von Fragen und sie würden mehr während der Meetings sprechen“, war häufig von den in den USA ansässigen Teammitgliedern zu hören.

Andererseits empfanden die indischen Teams, deren Kultur beziehungsorientiert ist und eher einen indirekten Kommunikationsstil praktiziert, die Amerikaner als zu direkt, forsch und unfreundlich.

• „Sie nehmen sich keine Zeit, uns richtig kennenzulernen und sind nur aufgabenorientiert“, beklagte sich der indische Kollege.

Der Mangel an offener Kommunikation führte auf allen Seiten zu Frustration und mangelnder Transparenz.

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Das Unternehmen beschloss daher, durch Fortbildungen und Schulungen für beide virtuelle Teams ein gewisses Maß an kulturellem Verständnis zu schaffen, um diese Hindernisse zu überwinden.

Schon bald lernten die in den USA ansässigen Teams, dass der Aufbau von Beziehungen in Indien sehr geschätzt wird und der Schlüssel für eine bessere Zusammenarbeit und Vertrauen mit den indischen Kollegen ist. Sie stellten fest, dass Smalltalk, das Verstehen der wichtigsten indischen Werte und das Erlernen von Strategien zur Überwindung der größten Kommunikationshürden langfristig eine bessere Beziehung sowie eine effektivere geschäftliche Zusammenarbeit ermöglicht.

Die in den USA ansässigen Teams lernten, dass der Aufbau von Beziehungen in Indien sehr geschätzt wird

Die indischen Gesprächspartner lernten wiederum, dass Amerikaner nicht unfreundlich sind, sondern eine direktere Kommunikation schätzen. Sie erfuhren auch, wie Sie ihren Stil entsprechend anpassen können.

Durch die offene Kommunikation und das bessere Verhältnis zueinander zögerten sie weniger, bei Fragen zu stellen und Ideen auszutauschen. Sie agierten auch selbstbewusster, wenn es darum ging, „schlechte Nachrichten“ über mögliche Projektverzögerungen oder Engpässe zu übermitteln, ohne dabei befürchten zu müssen, das Gesicht zu verlieren.

Mit Hilfe einer Vielzahl von technologischen Hilfsmitteln, nutzten die virtuellen Teams auch vermehrt Videokonferenzen, vor allem für komplexe Aufgaben. Dies führte zu mehr Interaktionen und einer besseren Zusammenarbeit und ließ gleichzeitig weniger Raum für Fehlkommunikation und Mißverständnisse.

Für eine erfolgreiche Zusammenführung der virtuellen Teams ist es für Manager entscheidend, regelmäßige Teambuilding-Übungen zu initiieren und die Mitarbeiterbeziehungen weiter zu pflegen. Dies wird den Unternehmen dabei hilfreich sein, wenn es darum geht, die besten globalen Talente einzustellen und zu halten und auch die Produktivität langfristig zu steigern.

2. Mangelnde Kommunikation

Durch das Fehlen persönlicher Interaktionen kann die Kommunikation ein großes Problem für ein effektives virtuelles Arbeiten darstellen. Viele sehen darin auch die größte Herausforderung für virtuelle Teams.

Kommunikationstools wie E-Mail, Slack oder Instant Messenger sind textbasiert und werden häufig Telefonaten und Videochats bevorzugt. Dies kann dazu führen, dass Beziehungen nur noch rein geschäftlicher Natur sind und die Personen wenig Zeit haben, eine Beziehung und Vertrauen aufzubauen. So sind sie weniger geneigt, weitere Informationen miteinander zu teilen.

„[Textbasierte Kommunikationstools] können dazu führen, dass Beziehungen nur noch rein geschäftlicher Natur sind und die Personen wenig Zeit haben, eine Beziehung und Vertrauen aufzubauen.“

Um eine mangelhafte Kommunikation und Fehler zwischen den virtuellen Teammitgliedern zu vermeiden, müssen Manager dafür sorgen, dass die Teams lernen, klar und häufiger miteinander zu kommunizieren. Oftmals wird dies aber versäumt. Dieser Managementfehler erweist sich aber als ein Problem, wenn es darum geht, ein virtuelles Team erfolgreich zu führen.

Regelmäßige Teambesprechungen und Briefings und stellen sicher, dass Teams und Einzelpersonen einander verstehen.

Videokonferenz-Tools ermöglichen außerdem die erforderliche visuelle Kommunikation, um eine Umgebung der Offenheit und des Vertrauens zu schaffen. Hier können sich die Teilnehmer austauschen und Fragen stellen – Fehlinterpretationen bzw. Mißverständnisse kommen so seltener vor.

3. Mangelndes Vertrauen

Für den Zusammenhalt eines virtuellen Teams. Wenn Teammitglieder einander vertrauen, fühlen sie sich sicher, was wiederum die Transparenz und den Wissensaustausch fördert.

Ohne persönliche Kontakte ist es allerdings alles andere als einfach, Vertrauen zu Menschen aufzubauen, die man noch nie getroffen hat.

Damit Vertrauen in virtuellen Teams entstehen kann, ist es für einen Manager entscheidend, Managementfehler zu vermeiden und die Ziele und Prioritäten des Teams klar zu formulieren. Er muss zudem gut planen, damit Projekte reibungslos ablaufen und so viel Kommunikation wie möglich zwischen den Teammitgliedern fördern.

Regelmäßige Online-Interaktionen mit dem Team und Teambuilding-Aktivitäten schaffen Vertrauen zwischen den virtuellen Teams und bilden so die Grundlage für eine offene Kommunikation sowie den Austausch von Gedanken und Ideen.

4. Keine klaren Erwartungen formulieren

Manager müssen sicherstellen, dass sie regelmäßig mit Teammitgliedern kommunizieren und klare Erwartungen formulieren und Aufgaben entsprechend delegieren.

Tun sie dies nicht, führt das zu:

• Einem richtungslosen Team
• Verdoppelung von Aufgaben
• Managementfehler und Chaos

Um virtuelle Teams erfolgreich zu führen, sind folgende Punkte für Manager entscheidend:

• Regelmäßige Besprechungen mit virtuellen Teams und Einzelpersonen, um eine klare Ausrichtung auf die Ziele sicherzustellen
• Regelmäßige persönliche Überprüfungen mit den Mitarbeitern, um ein Feedback zu bekommen
• Schaffung eines Raums, um Erkenntnisse auszutauschen und besondere Herausforderungen anzusprechen

5. Mangelndes Einfühlungsvermögen

Mangelndes Einfühlungsvermögen bei Managern führt dazu, dass sich Mitarbeiter unterbewertet, demotiviert und deprimiert fühlen. Im vergangenen Jahr mussten die Führungskräfte mehr denn je Einfühlungsvermögen im Hinblick auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter an den Tag legen. Die Pandemie hat Ängste, Einsamkeit, Berufs- und Familienangelegenheiten in den Vordergrund gerückt. Manager müssen daher ihre Empathiefähigkeiten schärfen, um sicherzustellen, dass sich ihre Mitarbeiter sicher, wertgeschätzt und gehört fühlen.

„Mangelndes Einfühlungsvermögen bei Managern führt dazu, dass sich Mitarbeiter unterbewertet, demotiviert und deprimiert fühlen“

Informelle Teamgespräche bei einem Kaffee, eine virtuelle „Politik der offenen Tür“, die die Mitarbeiter ermutigt, mit Managern zu sprechen und sich mit ihnen auszutauschen sowie das Abhalten virtueller sozialer Veranstaltungen fördern ein Gefühl der Fürsorge, Sicherheit und Zugehörigkeit innerhalb der Belegschaft.

Einfühlsame Führungskräfte tauschen sich regelmäßig mit den Mitarbeitern aus und ermutigen sie, sich zu öffnen, ihre Bedenken mitzuteilen und geben ihnen vor allem das Gefühl, gehört zu werden.

Einige Fragen, die emphatische Manager den einzelnen Mitarbeitern ihres virtuellen Teams stellen können:

• „Wie läuft Ihr Tag?“
• „Wie kommen Sie mit dieser Aufgabe zurecht?“
• „Brauchen Sie bei irgendetwas Hilfe?“

6. Fehlende Berücksichtigung von Zeitzonen

Wenn virtuelle Teams über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten, müssen Manager bei der Planung von Meetings und der Koordination von Arbeitszeiten Rücksicht auf alle Teams nehmen. Die Arbeitszeiten der Remote-Mitarbeiter müssen bei der Termin- und Zeitplanung berücksichtigt und auch so geplant werden, dass sie möglichst allen gerecht werden.

Die Nichtberücksichtigung von Zeitzonen kann zu Unmut und Unzufriedenheit bei bestimmten Teams führen, die sich in der Regel nach der zeitlichen Verfügbarkeit eines anderen Teams richten müssen.

Daher müssen Manager Protokolle erstellen, um faire Arbeitszeiten für alle globalen Teammitglieder gewährleisten zu können.

7. Unfähigkeit, virtuelle Konflikte zu managen

Das Erkennen und in einem virtuellen Arbeitsumfeld ist nie einfach. Wenn Manager nicht in der Lage sind, Konflikte zu lösen, müssen sie sich darauf einstellen, dass die Motivation innerhalb der virtuellen Teams nachlässt und talentierte Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Um virtuelle Konflikte erfolgreich zu managen, muss eine Führungskraft auf die Kommunikation „hören“, damit sie sich ein Bild darüber machen kann, wie der Einzelne mit anderen Mitgliedern im virtuellen Team spricht oder schreibt. Kurze, knappe Sätze oder eine mangelnde Teilnahme an Besprechungen können ein Anzeichen dafür sein, dass eine Person mit einer Situation oder einem anderen Teammitglied nicht zufrieden ist.

Es ist wichtig, jeden Konflikt frühestmöglich im Keim zu ersticken.

1. Vereinbaren Sie ein Treffen mit den Konfliktparteien
2. Hören Sie ihnen zu, um zu verstehen, worauf sie hinauswollen
3. Erstellen Sie einen Plan, wie der Konflikt am besten gelöst werden kann

Sobald alle an Bord sind, ist es für Manager entscheidend, den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen. Dies kann durch regelmäßige Treffen mit den betroffenen Parteien erreicht werden. Manager müssen sicherstellen, dass sie das Problem im Auge behalten und weiterhin regelmäßig mit den betroffenen Parteien in Kontakt bleiben – und zwar solange, bis das Problem behoben ist.

8. Fehlende Schulungen im Bereich Kommunikationstools

Manager müssen verstehen, dass nicht jeder die gleiche Technologieaffinität aufweist. Wenn virtuelle Teams nicht angemessen in der Nutzung virtueller Kommunikationstools geschult werden, werden sich einige von ihnen übergangen und verloren fühlen.

Es ist unerlässlich, dass es für alle Mitarbeiter Schulungen im Umgang mit virtuellen Kommunikationstools gibt. Der Einsatz der richtigen Technologie-Tools ist der Schlüssel, um virtuelle Teams erfolgreich zu führen.

Angesichts der zahlreichen Angebote auf dem Markt ist es wichtig, dass sich jeder Mitarbeiter im Unternehmen bei der Nutzung der virtuellen Kommunikationstools sicher und zufrieden fühlt.

9. Das Mikromanagement von virtuellen Teams

Da es keine festen Bürozeiten gibt, muss ein Großteil der Angestellten nun von zu Hause aus mit der täglichen Arbeit im Haushalt, der Kinderbetreuung sowie der Familie zurechtkommen. Um sicherzustellen, dass Projekte termingerecht geliefert werden, neigen Manager manchmal dazu, ständig nachzufragen und kleinste Aufgaben zu mikromanagen. Dies erzeugt aber unnötigen Druck und Stress im virtuellen Team.

Wenn Sie den Teams vor Beginn eines Projekts eine Struktur an die Hand geben, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich über Aufgaben, Folgemaßnahmen und Fristen im Klaren sind. Vertrauen ist der Schlüssel, um Teammitgliedern die Freiheit zu geben, nach eigenem Ermessen zu arbeiten. Wichtig dabei ist, dass die Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Strukturen erledigt werden.

10. Karriereentwicklung und Teamschulungen

Da virtuelle Teams zur Normalität werden, müssen sich Manager nun darauf einstellen, sich aus der Ferne um die Karrieren ihrer Mitarbeiter zu kümmern. Die Mitarbeiter möchten sich wertgeschätzt fühlen und das Gefühl haben, dass ihre Manager sich aktiv in deren Karriereentwicklung einbringen. Daher ist es wichtig, die Karriereentwicklung jedes einzelnen Mitarbeiters zu fördern und virtuelle Schulungen anzubieten. Sie sollen auch dazu gebracht werden, eine Vielzahl von verfügbaren Online-Kompetenzen zu erlernen.

Solange Unternehmen nicht in die Karriereentwicklung der Mitarbeiter investieren, kommt es zu Unzufriedenheit und es erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Unternehmen verlassen und anderswo nach besseren beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten Ausschau halten.